Điều 15. Nội dung quản lý hộ chiếu:
Thủ trưởng các cơ quan được giao nhiệm vụ quản lý hộ chiếu có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các nội dung sau:
1. Thu giữ và quản lý hộ chiếu của đương sự sau mỗi chuyến xuất cảnh.
2. Chỉ giao lại hộ chiếu cho các đối tượng xuất cảnh theo đúng quy định tại điều 16 của quy định này khi có quyết định cho phép xuất cảnh của cấp có thẩm quyền.
3. Phải thông báo ngay cho UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Công an tỉnh, Bộ Công an (qua Cục quản lý xuất, nhập cảnh) và Bộ Ngoại giao (qua Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP Hồ Chí Minh) và cơ quan, đơn vị có đương sự xuất cảnh để phối hợp xử lý trong các trường hợp sau:
- Nhân sự xuất cảnh, sau khi nhập cảnh về nước cố tình không giao hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu.
- Khi hộ chiếu bị mất (báo để hủy giá trị của hộ chiếu đó).
4. Làm thủ tục chuyển hộ chiếu (nếu hộ chiếu còn giá trị) của CBCCVC, nhân viên sang cho cơ quan, đơn vị mới có trách nhiệm quản lý hộ chiếu theo quy định nếu đương sự đó chuyển công tác đến cơ quan khác hoặc đơn vị của đương sự đó chuyển sang cấp quản lý khác không thuộc phạm vi quản lý được quy định tại điều 13 của quy định này.
5. Làm thủ tục chuyển cho cơ quan có thẩm quyền cấp hộ chiếu để hủy hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ khi CBCCVC, nhân viên đã nghỉ hưu, thôi việc, chấm dứt hợp đồng lao động, và bị chết, bị mất tích… mà hộ chiếu đã cấp cho họ vẫn còn giá trị sử dụng (kể cả hộ chiếu phổ thông của CBCCVC, nhân viên bị chết, bị mất tích).
6. Khi hộ chiếu còn thời hạn sử dụng từ 6 tháng trở xuống, phải ra thông báo cho đương sự có hộ chiếu biết để chủ động thay đổi hộ chiếu trong lần xuất cảnh tiếp theo.
7. Phải lập biên bản giao, nhận hộ chiếu, sổ quản lý hộ chiếu và quy định việc giao, nhận hộ chiếu rõ ràng, đầy đủ.
8. Thực hiện chương trình quản lý hộ chiếu bằng tin học đảm bảo khoa học và hiệu quả.
9. Thực hiện chế độ báo cáo tình hình quản lý và sử dụng hộ chiếu định kỳ 6 tháng, năm và đột xuất theo điều 22 của quy định này.