Điều 49. Các sai sót và nhầm lẫn trong quá trình ghi chép sổ kế toán (nếu có) phải được sửa chữa hoặc đính chính theo một trong 3 phương pháp sau :
- Phương pháp cải chính (còn gọi là phương pháp xóa bỏ)
- Phương pháp ghi số âm (còn gọi là phương pháp ghi đỏ)
- Phương pháp ghi bổ sung.
a/ Phương pháp cải chính:
Khi dùng phương pháp cải chính để đính chính những chỗ sai trên các sổ kế toán thì gạch một đường bằng mực đỏ xóa bỏ chỗ ghi sai để có thể còn trông thấy được nội dung của những chỗ ghi sai đã xóa bỏ. Trên chỗ bị xóa bỏ ghi những con số đúng bằng mực thường. Nếu sai sót chỉ là một chữ số thì cũng phải xóa bỏ toàn bộ con số sai và viết lại con số đúng. Cần phải chứng thực chỗ đính chính bằng chữ ký của kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán).
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp sai sót sau đây:
- Sai sót diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản.
- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng
b/ Phương pháp ghi số âm (phương pháp ghi đỏ):
Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì trước hết cần viết lại bằng mực đỏ bút toán sai để hủy bỏ bút toán này, sau đó dùng mực thường viết bút toán đúng để thay thế.
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp sai sót sau đây:
- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính.
- Khi đã lập và gửi báo cáo kế toán đi rồi mới phát hiện ra sai sót
- Sai sót mà trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lẫn hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.
Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính số sai thì phải lập một "Phiếu kế toán đính chính" do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.
c/ Phương pháp ghi bổ sung:
Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng cho trường hợp bút toán ghi đúng về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản nhưng số tiền ghi lại ít hơn số tiền thực tế phát sinh trong các nghiệp vụ kinh tế, tài chính hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Trường hợp sửa chữa theo phương pháp này cũng phải lập "Phiếu kế toán đính chính" do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.
Kế toán ghi bổ sung số tiền chệnh lệch cho đủ với số đúng.
d/ Trường hợp ghi sổ bằng máy tính:
Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì tùy từng trường hợp có thể được phép sửa chữa sai sót theo một trong ba phương pháp nêu trên, song phải tuân thủ các quy định sau:
+ Nếu sai sót được phát hiện trước khi in sổ thì được phép sửa chữa trực tiếp trên máy.
+ Nếu sai sót được phát hiện sau khi đã in sổ thì tùy theo sai sót có thể vận dụng 1 trong 3 phương pháp nêu trên để sửa chữa vào tờ sổ đã in sau đó phải sửa lại chỗ sai trên máy và in lại tờ sổ mới. Tờ sổ mới cùng với tờ sổ có sai sót đã được sửa chữa phải đóng lại với nhau để thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát.