Điều 45. Hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị trong hệ thống Tổng cục ĐTPT và Quỹ HTĐTQG là hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ".
* Đặc trưng cơ bản:
- Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "Chứng từ ghi sổ", việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái.
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp Chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế.
- Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự đăng ký) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
* Các loại sổ chủ yếu:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
(Danh mục sổ kế toán ở phần thứ tư)
* Nội dung trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ:
a/ Hạch toán hàng ngày:
+ Hàng ngày bộ phận kiểm soát chứng từ (kế toán trưởng hay kế toán tổng hợp) thực hiện kiểm soát chứng từ. Căn cứ vào chứng từ kế toán hay bảng kê phân loại chứng từ gốc (được lập từ các chứng từ gốc cùng loại) để lập chứng từ ghi sổ. Cuối ngày kế toán tổng hợp đánh số thứ tự của chứng từ ghi sổ và đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để quản lý chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào tổng số tiền trên chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp số liệu theo thứ tự tài khoản từ nhỏ đến lớn để ghi vào sổ cái. Cuối ngày rút số dư để lập bảng cân đối tài khoản ngày.
+ Sau khi bộ phận kiểm soát chứng từ đã kiểm soát các chứng từ, kế toán chi tiết giữ các sổ thẻ chi tiết căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng kê phân loại chứng từ kế toán ghi chép vào từng sổ, thẻ chi tiết. Các sổ, thẻ chi tiết được lập riêng biệt tới từng tài khoản bậc 3.
+ Cuối giờ giao dịch hàng ngày, kế toán chi tiết giữ các thẻ, sổ chi tiết, cộng thẻ, sổ chi tiết xác định số phát sinh lập bảng kết hợp ngày.
Khi lập các thẻ, sổ chi tiết cần chú ý: Tất cả các tài khoản cấp II, cấp III thuộc một tài khoản phải tập hợp vào một hoặc một số tờ riêng biệt, không được kết hợp nhiều tài khoản chung vào một tờ. Trường hợp các thẻ, sổ chi tiết thuộc một tài khoản do nhiều kế toán viên giữ thì phải tổng hợp những tiểu khoản do mình phụ trách, sau đó giao cho kế toán viên được kế toán trưởng giao cho nhiệm vụ tổng hợp lại để lập bảng kết hợp tài khoản ngày.
+ Các kế toán chi tiết giao bảng kết hợp tài khoản ngày cho kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu với bảng cân đối tài khoản ngày do kế toán tổng hợp lập vào cuối ngày. Căn cứ vào phát sinh bên Nợ, bên Có của tài khoản, kế toán tổng hợp rút số dư hàng ngày của từng tài khoản trên Sổ cái.
+ Các bảng kết hợp tài khoản ngày được sắp xếp theo thứ tự tài khoản từ bậc nhỏ đến lớn phù hợp với trật tự các tài khoản trên Sổ cái.
b/ Tổng hợp kiểm tra đối chiếu cuối tháng:
+ Cuối tháng kế toán chi tiết giữ sổ, thẻ chi tiết tiến hành cộng sổ thẻ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết.
+ Cuối tháng kế toán tổng hợp cộng số phát sinh trên Sổ cái, rút số dư từng tài khoản, tiểu khoản và lập Bảng cân đối tài khoản tháng. Căn cứ vào sổ liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết do kế toán chi tiết chuyển sang đối chiếu khớp đúng với sổ liệu trên Bảng cân đối tài khoản tháng, kế toán tổng hợp tiến hành lập các báo cáo kế toán.
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ