Điều 6. Định dạng hộp thư điện tử công vụ
1. Đối với các hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, tổ chức và cá nhân đã được cấp trước khi Quy chế này được ban hành vẫn giữ nguyên như hiện trạng và tiếp tục sử dụng.
2. Định dạng tên hộp thư điện tử công vụ cơ quan, tổ chức được cấp mới
a) Hộp thư điện tử công vụ của các cơ quan, tổ chức đặt theo cấu trúc sau: <tên viết tắt của cơ quan viết liền, không dấu> @dongthap.gov.vn.
Ví dụ: Hộp thư điện tử công vụ của Sở Khoa học và Công nghệ có tên là [email protected].
b) Hộp thư điện tử công vụ của các xã, phường đặt theo cấu trúc sau:<tênxã/phường, không dấu>@dongthap.gov.vn.
Ví dụ: Hộp thư điện tử công vụ của Uỷ ban nhân dân Phường Cao Lãnh có tên là [email protected].
c) Hộp thư điện tử công vụ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức đặt theo cấu trúc sau:<tên viết tắt sở, ban, ngành hoặc tên xã, phường không dấu>.<tênviết tắt phòng, ban, đơn vị trực thuộc viết liền, không dấu>@dongthap.gov.vn.
Ví dụ: Hộp thư điện tử công vụ của Phòng Chuyển đổi số, Sở Khoa học và Công nghệ có tên là [email protected]; Hộp thư điện tử công vụ của Phòng Văn hóa - Xã hội, Phường Cao Lãnh có tên là [email protected].
d) Hộp thư điện tử công vụ các cơ quan, tổ chức khác đặt theo cấu trúc sau:<tên cơ quan, tổ chức viết liền, không dấu> @dongthap.gov.vn.
Ví dụ: Hộp thư điện tử công vụ của Hội nông dân tỉnh Đồng Tháp có tên là [email protected].
3. Định dạng hộp thư điện tử công vụ cho cá nhân được cấp mới
a) Tài khoản của cán bộ, công chức đặt tên theo cấu trúc sau: <họ và tên viết đầy đủ, không dấu>@dongthap.gov.vn.
Ví dụ: Hộp thư điện tử công vụ của ông Lê Minh Hiếu là công chức Sở Khoa học và Công nghệ có tên là [email protected].
b) Trường hợp tên hộp thư điện tử công vụ cá nhân bị trùng lặp với Hộp thư điện tử đã tạo lập trước: Hộp thư điện tử cá nhân được tạo lập sau ưu tiên đặt tên tài khoản cho các trường hợp này lần lượt theo cấu trúc sau: <họ và tên viết đầyđủ, không dấu, năm sinh> @dongthap.gov.vn; < viết tắt họ + chữ lót + tên viết đầy đủ, không dấu > @dongthap.gov.vn hoặc <viết tắt họ + viết tắt chữ lót + tên viết đầy đủ, không dấu > @dongthap.gov.vn. Trong trường hợp có nhiều cá nhân trùng họ, tên thì sử dụng thông tin năm sinh đặt tên theo cấu trúc sau: < viết tắt họ + viết tắt chữ lót + tên viết đầy đủ , không dấu + năm sinh>@dongthap.gov.vn
Ví dụ: Có nhiều cán bộ, công chức, viên chức, người lao động cùng tên là Lê Minh Hiếu thì hộp thư điện tử công vụ được đặt lần lượt theo thứ tự ưu tiên như sau: (1) [email protected]; (2) [email protected]; (3) [email protected]; (4) [email protected]; [email protected]; lmhieu021990 (1990, 1991 là năm sinh; 02 là tháng sinh của cán bộ, công chức, viên chức tương ứng).