Điều 6. Nguyên tắc hoạt động của Hệ thống eCabinet
1. Trước cuộc họp
a) Đăng ký cuộc họp: Cán bộ, công chức, viên chức chịu trách nhiệm tham mưu tổ chức cuộc họp, được cán bộ quản trị phân quyền thực hiện tạo cuộc họp đăng ký cuộc họp trình lãnh đạo phê duyệt (sau đây gọi là thư ký cuộc họp), gồm các thông tin: nội dung, thời gian, địa điểm (phòng họp), người chủ trì, lãnh đạo phê duyệt tài liệu, cán bộ chuẩn bị tài liệu; đơn vị chuẩn bị tài liệu; hình thức họp; thành phần tham dự; cán bộ hỗ trợ; tài liệu họp kèm theo (thiết lập chế độ tài liệu mật và lựa chọn đối tượng cho phép truy cập tài liệu nếu cần).
b) Phê duyệt cuộc họp: Hệ thống eCabinet hiển thị danh sách các cuộc họp đã đăng ký chờ phê duyệt; cho phép cán bộ, công chức, viên chức được phân quyền phê duyệt cuộc họp tiến hành xem xét nội dung (có thể bổ sung nội dung họp, tài liệu cuộc họp, danh sách cán bộ, công chức, viên chức tham gia trước khi phê duyệt thông tin lịch họp) và tiến hành phê duyệt hoặc từ chối phê duyệt.
c) Hệ thống eCabinet cho phép người chủ trì hoặc thư ký cuộc họp nhắn tin thông báo lịch họp qua điện thoại di động, ứng dụng trên thiết bị di động; hủy duyệt hoặc hủy họp.
d) Hệ thống eCabinet cho phép hiển thị lịch họp gần nhất; danh sách các cuộc họp được mời tham dự, lịch cá nhân; mặc định hiển thị danh sách cuộc họp trong tuần hiện thời theo danh sách ngày, tháng và thời gian bắt đầu cuộc họp theo thứ tự tăng dần.
đ) Hệ thống eCabinet cho phép cán bộ, công chức, viên chức đăng ký tham dự cuộc họp; thực hiện việc ủy quyền cho cán bộ khác trong cơ quan dự họp thay trong trường hợp không tham dự được; xác nhận tham dự hoặc báo vắng (nêu lý do vắng).
2. Trong cuộc họp
Hệ thống eCabinet cho phép hiển thị danh sách các cuộc họp được mời tham dự đang diễn ra; mặc định hiển thị danh sách cuộc họp trong tuần hiện thời theo danh sách ngày, tháng và thời gian bắt đầu cuộc họp theo thứ tự tăng dần, với các tính năng chủ yếu:
a) Cho phép người chủ trì hoặc thư ký: Điều hành cuộc họp (bắt đầu và kết thúc cuộc họp; điểm danh thành phần tham dự; bổ sung tài liệu; tạo nội dung biểu quyết các vấn đề cần xin ý kiến; điều hành thảo luận và kết luận cuộc họp); tổng hợp ý kiến đại biểu tham dự (cho phép thư ký cuộc họp sử dụng tính năng chuyển đổi giọng nói sang văn bản để thu nhận ý kiến phát biểu của đại biểu đưa vào danh sách ý kiến trong cuộc họp).
b) Cho phép đại biểu dự cuộc họp: Ghi chú thông tin diễn biến cuộc họp; đóng góp ý kiến trực tiếp nội dung cuộc họp hoặc tài liệu kèm theo; tham gia biểu quyết; cập nhật bổ sung tài liệu cuộc họp; tải về, lưu trữ hoặc chia sẻ tài liệu họp; ghi chú cá nhân.
3. Kết thúc cuộc họp
Hệ thống eCabinet cho phép người dùng tham gia cuộc họp tra cứu danh sách, thông tin các cuộc họp đã kết thúc (truy xuất lại thông tin, tài liệu, ghi chú cá nhân và ý kiến phát biểu của đại biểu trong quá trình diễn ra cuộc họp; kết luận cuộc họp của người chủ trì).