Điều 5. Các chức năng của Hệ thống eCabinet
1. Chức năng hỗ trợ phục vụ phiên họp
a) Chức năng quản lý phiên họp
Hệ thống eCabinet cho phép tạo mới phiên họp; quản lý thành phần, nội dung chương trình phiên họp; đăng ký phát biểu, thảo luận, tham gia ý kiến, chỉnh sửa dự thảo văn bản; xác nhận tham gia cuộc họp; điểm danh đại biểu; lấy ý kiến biểu quyết (có xác thực chữ ký số) của đại biểu. Đại biểu vắng mặt tại phiên họp có thể tham gia ý kiến và biểu quyết điện tử thông qua thiết bị di động.
b) Trao đổi thông tin và hỗ trợ
Hệ thống cho phép hỗ trợ tương tác, trao đổi thông tin giữa các thành viên tham dự họp trong khi diễn ra phiên họp (chủ tọa cuộc họp với các đại biểu dự họp; giữa các đại biểu với nhau; giữa chủ tọa, các đại biểu dự họp với bộ phận chuyên môn, thư ký cuộc họp).
c) Chức năng cập nhật, quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu phiên họp.
2. Chức năng hỗ trợ xử lý công việc
a) Chức năng quản lý việc lấy ý kiến
Hệ thống cho phép gửi văn bản, phiếu xin ý kiến tới cơ quan, đơn vị, cá nhân kèm theo toàn bộ hồ sơ liên quan được điện tử hóa (trừ nội dung bí mật nhà nước).
Cho phép người dùng thực hiện cho ý kiến trên Hệ thống eCabinet đối với các nội dung xin ý kiến (bao gồm sửa trực tiếp dự thảo văn bản); thực hiện biểu quyết điện tử (có xác thực chữ ký số) về các nội dung xin ý kiến.
Trong cuộc họp, đại biểu vắng mặt có thể tham gia ý kiến và biểu quyết điện tử thông qua thiết bị di động.
b) Trao đổi thông tin và hỗ trợ: cho phép người dùng trao đổi thông tin và yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật trong khi tham dự cuộc họp trên Hệ thống eCabinet.
3. Thông tin cảnh báo, nhắc việc
a) Nhắn tin điện thoại SMS, gửi email thông báo đến các thành phần dự họp và các chủ thể khác tham gia quản lý phiên họp khi nhận được giấy mời, văn bản, tài liệu điện tử hoặc khi được đề nghị, yêu cầu từ hệ thống.
b) Hệ thống tự động cảnh báo, nhắc quá hạn (hiển thị màu, gửi email hoặc SMS) cho lãnh đạo và bộ phận tham mưu, giúp việc khi có nội dung quá hạn cho ý kiến.
4. Kết nối, liên thông với các hệ thống thông tin
Cho phép kết nối, liên thông với các hệ thống thông tin khác phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, lãnh đạo UBND tỉnh.
5. Tra cứu, tìm kiếm, báo cáo thống kê
Tìm kiếm thông minh, hỗ trợ tìm kiếm toàn văn và theo nhiều tiêu chí. Thống kê, báo cáo chủ động, linh hoạt, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý.
6. Quản lý người dùng
a) Người dùng hệ thống là các đối tượng tham gia quản trị, vận hành và sử dụng Hệ thống eCabinet được quy định tại Điều 2 Quy chế này.
b) Khởi tạo và phân quyền người dùng: Hệ thống cho phép phân quyền chức năng, vai trò rõ ràng cho từng nhóm người dùng. Quản lý việc đăng nhập, truy cập vào hệ thống. Có cơ chế bảo mật, xác thực truy cập đa nhân tố.
7. Quản trị, vận hành Hệ thống eCabinet
Văn phòng UBND tỉnh (trực tiếp là Trung tâm Tin học - Công báo) thực hiện quyền quản trị, vận hành Hệ thống eCabinet.