Điều 9. - Chế độ giao ban, hội nghị, hội thảo:
a- Ban Quản lý dự án họp giao ban định kỳ mỗi tháng 1 lần để kiểm điểm tình hình triển khai công tác, thông qua những nội dung công tác lớn của tháng sau, cuộc họp do Giám đốc dự án chủ trì.
b- Chiều thứ 6 hàng tuần Văn phòng Ban Quản lý dự án họp giao ban do Giám đốc dự án chủ trì, hoặc ủy quyền Quản đốc dự án chủ trì để kiểm điểm tình hình thực hiện công tác tuần, thông qua chương trình công tác tuần tiếp theo và bàn biện pháp thực hiện lịch công tác tuần. Thư ký kiêm quản lý hành chính có trách nhiệm ghi biên bản các cuộc họp giao ban.
c- Các cuộc họp của Tổ công tác và các Tiểu tổ họp ít nhất mỗi tháng một lần và do Giám đốc dự án quyết định, Quản đốc dự án và các cán bộ khác có trách nhiệm tổ chức về mặt hành chính và trợ giúp hoàn thành các tài liệu họp theo phân công. Việc ghi biên bản họp do người chủ trì họp phân công.
d- Ban Điều hành dự án họp định kỳ 6 tháng một lần, Quản đốc dự án có trách nhiệm chuẩn bị nội dung trình Giám đốc dự án, các cán bộ khác có trách nhiệm hỗ trợ Quản đốc dự án trong việc tổ chức họp, Quản đốc dự án ghi biên bản và dự thảo thông báo kết quả họp Ban Điều hành.
đ- Các buổi làm việc khác của Cố vấn kỹ thuật trưởng, chuyên gia trong và ngoài nước với các Vụ, Cục thuộc Bộ, các cơ quan khác được đưa vào lịch công tác tuần và Quản đốc dự án phân công cụ thể việc trợ giúp thực hiện cho các thành viên Ban Quản lý.
e- Việc tổ chức các hội nghị, hội thảo, các khóa huấn luyện đào tạo, Văn phòng Ban Quản lý cùng với Cố vấn kỹ thuật trưởng xây dựng kế hoạch, phân công thực hiện trình Giám đốc dự án thông qua. Sau đó, Quản đốc dự án phân công trách nhiệm cụ thể cho mỗi thành viên trực tiếp triển khai công việc.