Điều 16. - Chế độ quản lý và sử dụng tài sản:
a-Nguyên tắc chung:
- Tài sản phải được bảo quản tốt và sử dụng đúng mục đích của dự án. Các thành viên có trách nhiệm bảo vệ tài sản mình đang sử dụng, nếu để xảy ra mất mát hư hỏng do thiếu tinh thần trách nhiệm của cá nhân thì phải bồi thường thiệt hại.
- Quản đốc dự án chịu trách nhiệm chung về quản lý sử dụng tài sản dự án một cách có hiệu quả, nếu có mất mát hư hỏng phải lập biên bản, tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất biện pháp khắc phục. Kế toán viên chịu trách nhiệm quản lý tài sản không tiêu hao của dự án. Đối với tài sản dự án được giao cho các cơ quan tham gia thực hiện dự án sử dụng, các cơ quan đó phải có trách nhiệm bảo quản, Quản đốc dự án lập biên bản bàn giao và thường xuyên kiểm tra việc sử dụng của các cơ quan tham gia dự án.
- Hàng năm Quản đốc dự án và Kế toán viên có trách nhiệm tổ chức kiểm kê, đánh giá tài sản không tiêu hao của dự án vào ngày 31/12 để lập báo cáo “kiểm kê tài sản”.
b- Sử dụng điện thoại, fax và hệ thống thông tin mạng:
- Trên tinh thần tiết kiệm, tránh dùng điện thoại, fax, hệ thống thông tin nối mạng của dự án vào việc riêng.
- Kế toán viên chịu trách nhiệm quản lý sử dụng tổng đài điện thoại/các máy điện thoại trực tiếp và có sổ theo dõi gọi điện thoại, fax liên tỉnh và quốc tế.
- Các thành viên Ban Quản lý có trách nhiệm ghi chép đầy đủ các cuộc gọi điện thoại, fax liên tỉnh, quốc tế vào sổ theo dõi (điện thoại/fax quốc tế phải được sự đồng ý của Quản đốc dự án).
- Việc truy cập mạng internet và hệ thống nối mạng thông tin do Trợ lý Quản đốc dự án, Thư ký hành chính và kế toán viên thực hiện theo yêu cầu công việc. Thư ký hành chính có trách nhiệm kiểm tra thư điện tử đến tPrên mạng vào đầu giờ buổi sáng và buổi chiều hàng ngày.
c- Sử dụng xe ô tô:
- Xe ô tô được sử dụng cho các hoạt động của dự án theo đúng quy định trong Sổ tay quốc gia điều hành dự án.
- Các thành viên Ban Quản lý dự án, các chuyên gia trong nước và quốc tế khi có nhu cầu sử dụng xe ô tô phải đăng ký trước với Thư ký hành chính 01 ngày (trừ các trường hợp đột xuất). Các nội dung đăng ký gồm: nơi đến, mục đích, thời gian sử dụng. Thư ký hành chính có trách nhiệm tổng hợp nhu cầu đăng ký sử dụng xe ô tô, hàng ngày báo cáo Quản đốc dự án thông qua và quyết định thứ tự ưu tiên sử dụng xe khi có nhiều người đăng ký sử dụng xe trong cùng một thời gian.
- Thư ký hành chính mở sổ theo dõi hoạt động của xe, nhu cầu về xăng dầu, bảo trì, bảo dưỡng và phối hợp với Đội xe Văn phòng Bộ để quản lý việc sử dụng xe.
- Lái xe có trách nhiệm thực hiện đúng hành trình của người đăng ký sử dụng xe và có quyền từ chối lái xe ngoài hành trình đã đăng ký. Lái xe phải ghi chép đầy đủ những nội dung trong sổ nhật ký sử dụng xe.
d- Chế độ sử dụng trung tâm thông tin tư liệu của dự án:
- Sách và tài liệu tham khảo tại trung tâm thông tin tư liệu phục vụ chuyên gia, cán bộ tham gia thực hiện dự án do Cán bộ thông tin-thư viện quản lý và các thành viên Ban Quản lý có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn.
- Cán bộ và chuyên gia có nhu cầu mượn đọc tại chỗ, sao chụp, mượn đem ra khỏi phòng đọc phải được sự đồng ý của cán bộ phụ trách ghi sổ mượn, nếu mất mát phải bồi thường.
đ- Chế độ sử dụng văn phòng phẩm:
- Trợ lý Quản đốc dự án phối hợp với kế toán viên có trách nhiệm lập nhu cầu sử dụng, tổ chức mua văn phòng phẩm đảm bảo phục vụ tốt các hoạt động của dự án.
- Trợ lý Quản đốc dự án mở sổ theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm của Văn phòng Ban quản lý và các chuyên gia, cán bộ tham gia thực hiện dự án.