Điều 11. - Trình tự xử lý văn bản và thông tin đến (văn bản đến)
a- Văn bản, thông tin đến là tất cả các thông tin Ban Quản lý dự án nhận được bằng văn bản, điện thoại, thư điện tử, fax, truyền miệng....
b- Tất cả thông tin đến bằng văn bản phải được Thư ký hành chính vào sổ theo dõi và thông báo cho Quản đốc dự án để phân loại, xử lý sơ bộ và báo cáo Giám đốc dự án cho ý kiến giải quyết.
c- Sau khi Giám đốc hoặc Quản đốc dự án đã có ý kiến xử lý, Thư ký hành chính chuyển văn bản cho người có trách nhiệm giải quyết công việc để thực hiện. Sau khi công việc được giải quyết, Thư ký hành chính phải lưu văn bản đến vào các cặp hồ sơ tương ứng.
d- Tất cả thông tin nhận được qua điện thoại, truyền miệng liên quan đến các công việc của dự án, nếu không thuộc trách nhiệm giải quyết của người nhận thông tin phải khẩn trương báo cáo Quản đốc và Giám đốc dự án để xem xét giải quyết và phúc đáp. Mọi thông tin, phát ngôn, giao dịch chính thức giữa dự án với các cơ quan bên ngoài do Giám đốc dự án chịu trách nhiệm, trong một số trường hợp Giám đốc dự án có thể ủy quyền cho Quản đốc dự án hoặc các thành viên khác.