Điều 15. - Chế độ quản lý nguồn vốn tài trợ của dự án:
a- Về mua sắm trang thiết bị không tiêu hao (sử dụng từ 3 năm trở lên, có giá trị trên 500 USD):
- Căn cứ vào văn kiện dự án và nhu cầu mua sắm phù hợp với kế hoạch tài chính qúy, Quản đốc dự án lập tờ trình Giám đốc dự án về danh mục trang thiết bị cần mua sắm. Sau khi được Giám đốc dự án phê duyệt, Trợ lý quản đốc chuẩn bị các thông số kỹ thuật và yêu cầu báo giá gửi cho các nhà cung cấp.
- Trợ lý quản đốc là người giao dịch và xử lý các công việc liên quan đến việc mua sắm trang thiết bị.
- Đối với các khoản mua sắm trên 1.000USD, tổ chức họp Ban tư vấn mua sắm để đánh giá các báo giá, lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất. Ban tư vấn mua sắm gồm Quản đốc, Trợ lý Quản đốc, Kế toán viên và một tư vấn kỹ thuật (nếu cần).
- Sau cuộc họp của Ban tư vấn mua sắm, Quản đốc dự án có trách nhiệm trình Giám đốc dự án phê duyệt kết quả, Trợ lý quản đốc chuẩn bị và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp được lựa chọn có xác nhận của Quản đốc dự án, ký duyệt của Giám đốc dự án và tiến hành các thủ tục mua sắm, tiếp nhận, kiểm tra.
- Kế toán viên có trách nhiệm kiểm tra, nghiệm thu và thực hiện các thủ tục thanh toán, theo dõi, kiểm kê... theo đúng các quy định trong Sổ tay quốc gia điều hành dự án.
b- Về mua sắm thiết bị tiêu hao, văn phòng phẩm, sửa chữa thiết bị...
- Các thành viên Ban Quản lý đăng ký với Trợ lý Quản đốc dự án nhu cầu mua sắm, sửa chữa thiết bị, văn phòng phẩm... để tổng hợp nhu cầu hàng tháng, hàng qúy. Trợ lý quản đốc cùng Kế toán viên lập dự trù để đưa vào kế hoạch tài chính hàng qúy.
- Đối với mỗi khoản mục mua sắm, sửa chữa, Trợ lý quản đốc cùng Kế toán viên tìm kiếm ít nhất ba nhà cung cấp để yêu cầu báo giá, so sánh, lựa chọn , báo cáo Quản đốc dự án thông qua, trình Giám đốc dự án phê duyệt việc mua sắm, sửa chữa.
- Về quản lý sử dụng ngân sách cho các hoạt động khác của dự án thực hiện theo đúng quy định trong Sổ tay quốc gia điều hành dự án, bảo đảm công khai, theo kế hoạch. Kế toán viên lập dự trù, báo cáo Quản đốc dự án xác nhận và trình Giám đốc dự án phê duyệt.
c- Về theo dõi chi tiêu: Kế toán viên bảo đảm việc mở các sổ kế toán theo quy định. Mọi hoá đơn chứng từ chi tiêu từ Qũy tạm ứng, hoặc do Chương trình phát triển Liên hợp quốc thanh toán trực tiếp trước khi gửi Văn phòng Chương trình phát triển Liên hợp quốc phải lưu lại 01 bản sao để tạo điều kiện cho việc kiểm toán khi có yêu cầu.
d- Báo cáo tài chính: Hàng quý và cuối năm kế toán viên chịu trách nhiệm chuẩn bị các báo cáo tài chính trình Quản đốc dự án xác nhận và Giám đốc dự án ký duyệt gửi Bộ, Chương trình phát triển Liên hợp quốc, Bộ Tài chính và các cơ quan có liên quan.