Điều 10. - Trình tự và thủ tục phát hành văn bản (văn bản đi).
Văn bản phát hành bao gồm tất cả các báo cáo, tài liệu, công văn, thư công tác, được gửi ra bên ngoài bằng các phương tiện khác nhau như fax, đường bưu điện, thư điện tử...
a- Soạn thảo văn bản: Theo sự phân công của Giám đốc hoặc Quản đốc dự án, các thành viên Ban Quản lý có trách nhiệm dự thảo văn bản (tùy theo yêu cầu có thể bằng tiếng Việt, Tiếng Anh, hoặc cả hai thứ tiếng) đúng thời gian quy định. Người soạn thảo phải ký nháy vào cuối văn bản hoặc ghi tên vào góc trái bên dưới của văn bản dự thảo, sau đó chuyển cho Quản đốc dự án kiểm tra, xác nhận trước khi trình Giám đốc dự án. Người soạn thảo và Quản đốc dự án phải chịu trách nhiệm trước người ký và cùng chịu trách nhiệm liên đới với người ký trước pháp luật hiện hành của nhà nước, đặc biệt là các văn bản bằng tiếng Anh.
b- Ký văn bản: Giám đốc dự án là người duy nhất ký các văn bản. Mọi văn bản, trước khi trình Giám đốc dự án ký phải được Quản đốc dự án kiểm tra xem xét và chấp thuận trình ký.
Đối với một số văn bản giao dịch thông thường và thư công tác trong nội bộ, Giám đốc dự án có thể ủy quyền cho Quản đốc, nhưng phải được Giám đốc dự án thông qua nội dung. Trong trường hợp Giám đốc dự án vắng mặt mà công việc đòi hỏi gấp, Quản đốc dự án ký và báo cáo lại Giám đốc dự án phù hợp với những quy định trong Sổ tay quốc gia điều hành dự án và của Bộ Nông nghiệp và PTNT.
c- Phát hành văn bản: Trợ lý Quản đốc dự án là người chịu trách nhiệm trình ký và phát hành văn bản đúng địa chỉ đã ghi trong phần “nơi nhận” của văn bản. Mọi văn bản trước khi phát hành phải lưu lại ít nhất một bản vào hồ sơ lưu tại Văn phòng Ban Quản lý. Những văn bản giao dịch chính thức liên quan đến công tác quản lý và tiến độ thực hiện dự án phải gửi 01 bản cho Vụ hợp tác quốc tế theo quy định chung của Bộ.