Điều 9. Những loại văn bản trao đổi qua Hệ thống thư điện tử của tỉnh và tính hợp pháp của nội dung thông tin
1. Các loại văn bản trao đổi qua hệ thống thư điện tử gồm: Thông báo; lịch công tác; giấy mời, giấy triệu tập; văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; văn bản trao đổi phục vụ công việc giữa các cơ quan, đơn vị; tài liệu phục vụ hội họp; những văn bản gửi đến các cơ quan để biết, để báo cáo và các văn bản khác theo quy định của UBND tỉnh.
2. Văn bản của các cơ quan, đơn vị khi gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau đây mới có giá trị pháp lý:
a) Nếu văn bản gửi bằng các file word, excel hoặc các loại file có thể chỉnh sửa được: yêu cầu phải có chữ ký điện tử của đơn vị và hệ thống xác nhận chữ ký điện tử đúng tiêu chuẩn mới có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan, đơn vị nhà nước theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và cơ quan phát hành không phải gửi văn bản giấy nữa.
b) Nếu văn bản được scan thành file PDF từ văn bản gốc hoặc các file không thể chỉnh sửa (có chữ ký của thủ trưởng và con dấu của đơn vị) thì có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch và cơ quan phát hành không phải gửi văn bản giấy nữa.
3. Đối với các văn bản chưa đáp ứng được các tiêu chuẩn được quy định tại khoản 2 Điều 9 Quy chế này thì phải phát hành văn bản giấy (trừ những văn bản mật), ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, cơ quan, đơn vị phải scan văn bản đó thành file PDF gửi vào hộp thư điện tử của cơ quan, cá nhân có tên trong phần “nơi nhận”.
4. Các văn bản gửi bằng các hộp thư điện tử miễn phí như Yahoo, Gmail… sẽ không được chấp nhận và coi như cơ quan, đơn vị đó chưa gửi thư điện tử.
5. Các loại văn bản trao đổi qua hệ thống thư điện tử phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.