Điều 12. Trách nhiệm của CBCCVC sử dụng hộp thư điện tử
1. Hộp thư điện tử của CBCCVC được cấp để sử dụng trao đổi thông tin phục vụ tác nghiệp hàng ngày, hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ và công tác chuyên môn được giao. Khi được cấp hộp thư điện tử gồm: tên đăng nhập (user) và mật khẩu (password), CBCCVC phải truy cập vào hộp thư và thay đổi mật khẩu tối thiểu 8 ký tự, bao gồm chữ in hoa, chữ thường và ký tự đặc biệt (!,@,#,$,%,^,&,*....) để đảm bảo an toàn, bảo mật của hộp thư điện tử được cấp. Mật khẩu phải được đổi ngay lần đăng nhập đầu tiên người dùng truy cập vào hộp thư.
2. Sử dụng hộp thư điện tử đúng quy trình, đúng mục đích, thực hiện nghiêm chế độ bí mật thư điện tử và chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình khi gửi, nhận qua hộp thư điện tử. Không dùng hộp thư điện tử để đăng ký thành viên trên các trang diễn đàn, trò chơi trực tuyến và các trang web khác.
3. Không truy nhập vào hộp thư điện tử của người khác, không cung cấp hoặc để lộ mật khẩu truy cập vào hộp thư điện tử cho cá nhân, tổ chức không thuộc phạm vi và trách nhiệm sử dụng hộp thư điện tử trên hệ thống thư điện tử của tỉnh. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo thủ trưởng cơ quan mình và báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông để được cấp lại mật khẩu mới.
4. Khi phát hiện các văn bản, tài liệu trong hộp thư điện tử có chứa các nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước thì phải khẩn trương báo cáo với thủ trưởng cơ quan, tổ chức của mình. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức nơi phát hiện các tài liệu Mật phải báo cho lãnh đạo Sở Thông tin và Truyền thông và lãnh đạo cơ quan nơi gửi đi các văn bản, tài liệu đó để kịp thời gỡ bỏ, đồng thời phải thông báo cho các cơ quan chức năng xem xét mức độ lộ, lọt thông tin, tài liệu Mật để tìm biện pháp khắc phục.
5. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, yêu cầu của mình, thư điện tử có đính virus, thư quảng cáo (nói chung là thư rác) phải xóa bỏ ra khỏi hộp thư và tuyệt đối không truy suất vào thư nghi ngờ có virus. Trường hợp thư điện tử nghi ngờ nhiễm virus, có nguy cơ phát tán lớn phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan và Sở Thông tin và Truyền thông để phối hợp xử lý kịp thời.