Điều 7. Cung cấp và quản lý hộp thư điện tử
1. Hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức:
a) Đối với cơ quan, tổ chức: Căn cứ vào Quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt thành lập mới, giải thể hoặc thay đổi tên của cơ quan, tổ chức thì cơ quan, tổ chức gửi văn bản về Sở Thông tin và Truyền thông để cập nhật, tạo lập, thay đổi hoặc hủy bỏ hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức đó.
b) Đối với các đơn vị trực thuộc: Khi thành lập mới, giải thể hoặc thay đổi tên thì đơn vị chủ quản có văn bản gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để cập nhật, tạo lập, thay đổi hoặc hủy bỏ hộp thư điện tử của đơn vị trực thuộc đó.
2. Hộp thư điện tử của CBCCVC:
a) Đối với trường hợp tuyển dụng hoặc luân chuyển, điều động CBCCVC: Sau khi có Quyết định của cấp có thẩm quyền, đơn vị chủ quản gửi văn bản đề nghị về Sở Thông tin và Truyền thông để tạo lập hoặc thay đổi hộp thư điện tử của CBCCVC đó.
b) Đối với trường hợp CBCCVC nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác khác ngoài các cơ quan, tổ chức trong tỉnh: Sau khi có Quyết định của cấp có thẩm quyền, đơn vị chủ quản gửi văn bản đề nghị về Sở Thông tin và Truyền thông để tiến hành hủy bỏ hộp thư điện tử của CBCCVC đó.
Khuyến khích các văn bản đề nghị cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử gửi về Sở Thông tin và Truyền thông bằng hệ thống thư điện tử Công vụ.
3. Thời hạn hủy bỏ hộp thư:
Nếu tổ chức, cá nhân không sử dụng hộp thư điện tử liên tục trong thời gian 6 tháng thì sẽ bị thu hồi và hủy bỏ hộp thư; tổ chức, cá nhân phải tự chịu trách nhiệm đối với dữ liệu có trong hộp thư điện tử bị thu hồi.