Điều 5. Định dạng chung địa chỉ hộp thư điện tử
Mỗi cơ quan, tổ chức, mỗi CBCCVC chỉ được cấp duy nhất một hộp thư điện tử (trừ một số trường hợp đặc biệt, một số cá nhân có thể quản lý nhiều hơn một hộp thư). Để việc sử dụng dịch vụ được thống nhất, tránh nhầm lẫn và thuận tiện cho người sử dụng, định dạng chung của hộp thư điện tử sẽ có dạng như sau:
1. Định dạng hộp thư điện tử:
a) Quy tắc đặt tên hộp thư cho mỗi cá nhân
Tên hộp thư = tên người dùng + viết tắt phần họ và tên đệm
Tên cơ quan= tên viết tắt của cơ quan
Địa chỉ hộp thư đầy đủ = tên hộp thư. tên cơ [email protected]
Trong trường hợp trùng họ tên trong cùng một cơ quan thì thêm các ký tự alphabet vào cuối phần tên của người được tạo hộp thư sau:
Tên hộp thư = tên người dùng + viết tắt phần họ và tên đệm + ký tự alphabet
b) Quy tắc đặt tên hộp thư cho mỗi cơ quan
Tên hộp thư cơ quan = tên cơ [email protected]
c) Quy tắc đặt tên hộp thư cho từng phòng ban ở mỗi cơ quan
Tên hộp thư phòng ban = tên phòng ban.tên cơ [email protected]
Tên phòng ban = tên viết tắt
d) Quy tắc đặt tên hộp thư cho mỗi huyện, thị
Tên hộp thư huyện, thị = tên huyện,thị@daknong.gov.vn
Tên hộp thư phòng ban = tên phòng ban.tên huyện,thị@daknong.gov.vn
Tên hộp thư xã,phường = tên xã,phường.tên huyện,thị@daknong.gov.vn
Tên hộp thư cá nhân = tên hộp thư. tên cơ quan.tên huyệ[email protected]
e) Quy tắc đặt tên hộp thư đại diện cho toàn thể CBCCVC
Đối với mỗi cơ quan muốn có một hộp thư mà khi gửi vào hộp thư đó thì toàn bộ người dùng trong cơ quan sẽ nhận được, thì sẽ dùng hộp thư đại diện như sau:
Tên hộp thư đại diện toàn bộ cán bộ trong tỉnh = [email protected]
Tên hộp thư đại diện toàn bộ cán bộ trong một cơ quan = internal.têncơ[email protected]
Mục tiêu của hộp thư đại diện này được tạo ra để người quản trị sử dụng vào mục đích gửi thông báo đến toàn bộ cán bộ trong tỉnh hoặc gửi thông báo cho một đơn vị hoặc nhiều đơn vị cùng lúc mà không cần phải gửi đích danh từng người dùng.
2. Dung lượng hộp thư :
Dung lượng tối đa của mỗi hộp thư được cấp là 500 MB, dung lượng mỗi tập tin đính kèm thư điện tử tối đa là 25 MB.