Điều 7. Quy định đối với cấp lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo phòng ban
Đối với lãnh đạo đơn vị (thủ trưởng, phó thủ trưởng) và lãnh đạo các phòng, ban (trưởng, phó phòng, ban):
Thường xuyên theo dõi phần mềm quản lý văn bản để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản của các phòng, ban trong cơ quan, kịp thời đôn đốc xử lý các văn bản đến tồn đọng hay trễ hạn (nếu có).
a) Lãnh đạo đơn vị sử dụng chức năng Phân công xử lý văn bản của phần mềm để chuyển văn bản đến các cá nhân hay phòng, ban xử lý; cho phép phát hành văn bản đi sau khi đã duyệt nội dung.
b) Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý trễ hạn, lãnh đạo đơn vị phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên quan xử lý, khắc phục.
c) Lãnh đạo đơn vị có thể ủy quyền cho cán bộ trong cơ quan thay mình thực hiện: Phân công xử lý văn bản; giám sát việc xử lý văn bản trong đơn vị; cho phép phát hành văn bản đi.