Điều 5. Quy định đối với cán bộ văn thư các đơn vị
1. Cập nhật văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến, nhân viên văn thư thực hiện nhập thông tin và đính kèm tệp nội dung đầy đủ của văn bản đến vào phần mềm quản lý văn bản và chuyển xử lý tới lãnh đạo.
2. Phát hành văn bản đi
Khi nhận được văn bản đã được người có thẩm quyền ký ban hành và văn bản điện tử do các cá nhân, đơn vị soạn thảo gửi trên phần mềm quản lý văn bản, văn thư thực hiện các việc sau:
a) Cấp số, ngày của văn bản đi.
b) Ghi đúng số và ngày ký văn bản đi vừa được cập nhật trong chương trình phần mềm vào văn bản đi có chữ ký chính thức.
c) Làm các thủ tục đóng dấu, phát hành văn bản giấy và phát hành văn bản trên mạng theo quy định. Đối với các văn bản có phụ lục, phải đính kèm đủ các phụ lục.
Văn thư không phát hành văn bản giấy khi chưa nhận được văn bản điện tử tương ứng với văn bản người có thẩm quyền đã ký duyệt do các cá nhân, đơn vị soạn thảo chuyển đến cho văn thư trên phần mềm này.