Điều 11. Trách nhiệm của các cơ quan sử dụng phần mềm quản lý văn bản
1. Lãnh đạo cơ quan
a) Quán triệt và chỉ đạo thống nhất tổ chức triển khai thực hiện đến tất cả cán bộ trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc sử dụng các chức năng của phần mềm quản lý văn bản trong tác nghiệp và xử lý công việc hàng ngày.
b) Thực hiện xử lý văn bản và giải quyết công việc thông qua hồ sơ công việc trên phần mềm để hỗ trợ công tác quản lý, điều hành, trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu và tiết kiệm in ấn, sao chụp các loại văn bản, giấy tờ hành chính.
2. Cán bộ trong các cơ quan
a) Thường xuyên sử dụng phần mềm quản lý văn bản theo tài khoản được cấp để giải quyết công việc được giao, tạo lập hồ sơ xử lý theo đúng quy trình được cơ quan quy định.
b) Thay đổi mật khẩu được cấp và tự bảo mật tài khoản của mình, không để lộ hoặc cung cấp tài khoản của mình cho người khác.
c) Cán bộ văn thư cập nhật đầy đủ văn bản đến, văn bản đi vào sổ văn bản điện tử để lưu trữ, báo cáo, thông kê và xử lý công việc của cơ quan trên phần mềm quản lý văn bản.
d) Cán bộ phụ trách công nghệ thông tin của đơn vị phải hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật cho cán bộ tại đơn vị sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông thường xuyên rà soát, cập nhật các danh mục của phần mềm quản lý văn bản nhằm bảo đảm đầy đủ thông tin.
3. Liên hệ với Sở Thông tin và Truyền thông để được hỗ trợ kỹ thuật, khắc phục sự cố và hướng dẫn sử dụng vận hành phần mềm quản lý văn bản.