Điều 6. Quy định đối với cán bộ, công chức, viên chức xử lý văn bản
1. Tiếp nhận văn bản đến trên phần mềm quản lý văn bản.
Cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp xử lý văn bản phải cập nhật các thông tin xử lý văn bản do mình thụ lý vào phần mềm quản lý văn bản để các thông tin về xử lý văn bản được quản lý đầy đủ trong cơ sở dữ liệu. Thường xuyên theo dõi phần mềm trong giờ làm việc để kịp thời xử lý văn bản được phân công. Thực hiện xử lý văn bản trong thời hạn được qui định.
2. Xử lý văn bản đến
a) Khi nhận được hồ sơ, văn bản (giấy) do bộ phận văn thư chuyển đến, cán bộ, công chức, viên chức lập dự thảo văn bản trước và lưu trữ trên máy tính của mình; sau đó cập nhật thông tin và đính kèm bản dự thảo văn bản vào phần mềm, chọn người xử lý kế tiếp và luân chuyển cho các bộ phận có liên quan tiếp tục xử lý; những dữ liệu này sẽ luân chuyển trên mạng đến người có trách nhiệm xử lý kế tiếp trong quy trình.
b) Trường hợp văn bản đến phải chờ tập hợp hồ sơ liên quan, chờ xác minh, chuyên viên phải cập nhật thông tin liên quan đến quá trình vào trong hồ sơ xử lý văn bản.
3. Xử lý văn bản đi.
a) Cán bộ, công chức, viên chức xử lý sử dụng chức năng Quản lý văn bản đi của hệ thống này để cập nhật dữ liệu văn bản đi. Sau khi dự thảo được lãnh đạo phê duyệt, cán bộ xử lý thực hiện chức năng Chuyển phát hành trên hệ thống này. Khi thực hiện Chuyển phát hành cần đính kèm tất cả tệp văn bản vào hệ thống.
b) Trong quá trình xử lý văn bản (đến/đi):
Nếu có nhiều văn bản (đến/đi) khác có liên quan đến văn bản đang xử lý, người xử lý phải kết nối tất cả các văn bản đó vào hồ sơ xử lý của văn bản.
Nếu có các chỉ đạo, chỉ thị, thông tin phát sinh liên quan đến văn bản đang xử lý, người xử lý phải cập nhật tất cả thông tin vào hồ sơ xử lý của văn bản.