Điều 4. Trách nhiệm cập nhật, luân chuyển thông tin trên phần mềm quản lý văn bản
1. Mỗi cán bộ sử dụng phần mềm quản lý văn bản đều được cấp một tài khoản để truy cập phần mềm quản lý văn bản, được cấp tài liệu và hướng dẫn sử dụng, có trách nhiệm xử lý văn bản đến và cập nhật những thông tin do mình đã xử lý vào hệ thống.
2. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới phần mềm quản lý văn bản ngừng hoạt động, người có trách nhiệm cập nhật thông tin nêu tại Khoản 1 Điều này tạm thời ghi nhận việc xử lý bằng các phương tiện khác (ghi nhận bằng giấy tờ hoặc trên tệp văn bản) và tiếp tục cập nhật các thông tin đã xử lý ngay sau khi sự cố kỹ thuật đã được khắc phục.