Điều 34. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
1. Nghiêm cấm các trường hợp tự tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu của đơn vị dưới bất kỳ hình thức nào và bán tài liệu tiêu huỷ ra thị trường tự do.
2. Quy trình tiêu huỷ tài liệu
a) Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
b) Trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị;
c) Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét huỷ tài liệu hết giá trị;
d) Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
đ) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
e) Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
3. Hồ sơ trình xét huỷ tài liệu hết giá trị
a) Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị;
c) Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
d) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;
đ) Dự thảo quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu đơn vị chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu).
4. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ
Hồ sơ đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị:
- Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;
- Danh mục tài liệu hết giá trị;
- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
5. Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu
Lãnh đạo cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, đơn vị sau khi có ý kiến thẩm tra của cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
6. Hồ sơ tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm:
a) Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị;
d) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (đối với đơn vị chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu);
đ) Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;
e) Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;
h) Biên bản về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
i) Các tài liệu khác có liên quan.
7. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, đơn vị có tài liệu huỷ trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày tài liệu được tiêu huỷ.