Điều 30. Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có thẩm quyền thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và các tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức sau:
a) Các cơ quan, tổ chức Nhà nước cùng cấp ở địa phương;
b) Các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật;
c) Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật;
d) Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ.
2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức
a) Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập;
b) Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo; vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.
3. Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử: Lập kế hoạch thu thập tài liệu; phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập; hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Lưu trữ của cơ quan, tổ chức và Chi cục Văn thư - Lưu trữ giữ mỗi loại một bản.
4. Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp phê duyệt.
Thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thực hiện theo hướng dẫn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.
5. Thời hạn nộp các loại tài liệu lưu trữ lịch sử:
a) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản sau mười năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức;
b) Tài liệu phim, ảnh, mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;
6. Quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khác
Tài liệu lưu trữ hiện hành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử được quản lý tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức theo quy định của Quy chế này và quy định của pháp luật có liên quan.