Điều 33. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan
1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
2. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm
- Lãnh đạo cơ quan, tổ chức - Chủ tịch Hội đồng;
- Đại diện của cơ quan lưu trữ cấp trên (nếu có) - Uỷ viên;
- Lãnh đạo phòng, ban, đơn vị có tài liệu - Uỷ viên;
- Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức - Uỷ viên (thư ký hội đồng);
- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị - Uỷ viên.
3. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Lãnh đạo cơ quan, tổ chức quyết định mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị.
4. Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
a) Từng thành viên trong Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại. Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần);
b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến loại. Biên bản cuộc họp có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng và được lập thành 02 bản, một bản lưu tại hồ sơ huỷ tài liệu, một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị;
c) Thông qua biên bản trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức quyết định.