Điều 27. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
a) Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này.
b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá 2 năm.
c) Mọi cán bộ công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ sau một năm kể rừ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản chủ đầu tư phải nộp tài liệu xây dựng cơ bản sau ba tháng, kể từ khi công trình được quyết toán vốn đầu tư, đối với các dự án, công trình phải lưu trữ theo hướng dẫn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh;
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.