Điều 8. Quy trình tiếp nhận phản ánh, kiến nghị
1. Khi tiếp nhận các phản ánh, kiến nghị được thực hiện thông qua hình thức văn bản, điện thoại hoặc trực tiếp tại cơ quan, các cơ quan, đơn vị tiếp nhận phản ánh, kiến nghị phải tuân thủ quy trình sau:
a) Hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện phản ánh, kiến nghị đúng yêu cầu theo quy định.
b) Nhận phản ánh, kiến nghị.
c) Vào sổ tiếp nhận phản ánh, kiến nghị.
d) Nghiên cứu, đánh giá, phân loại và chuyển phản ánh, kiến nghị theo quy định sau:
- Đối với phản ánh, kiến nghị không đáp ứng hình thức, yêu cầu theo quy định tại Điều 6 Quy chế này thì không tiếp nhận và gửi văn bản thông báo nêu rõ lý do cho cá nhân, tổ chức biết nếu phản ánh, kiến nghị có ghi rõ địa chỉ liên hệ;
- Đối với phản ánh, kiến nghị về những vướng mắc cụ thể trong thực hiện quy định hành chính do hành vi chậm trễ, gây phiền hà hoặc không thực hiện, thực hiện không đúng quy định hành chính của cơ quan hành chính Nhà nước, của cán bộ, công chức, viên chức thì cơ quan tiếp nhận phải chuyển phản ánh, kiến nghị đến cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật;
- Đối với phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính không thuộc thẩm quyền xử lý của cơ quan tiếp nhận thì cơ quan tiếp nhận phải chuyển phản ánh, kiến nghị tới cơ quan có thẩm quyền xử lý trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận.
Tùy theo trường hợp cụ thể, Sở Tư pháp tổ chức nghiên cứu, đề xuất Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh xử lý các phản ánh, kiến nghị về nội dung quy định hành chính liên quan đến hai hay nhiều cơ quan hành chính Nhà nước khác nhau mà các cơ quan này không thống nhất được về phương án xử lý; những phản ánh, kiến nghị đã được các sở, ban, ngành, Ủy ban Nhân dân các huyện, thị xã, thành phố xử lý hoặc chỉ đạo xử lý nhưng cá nhân, tổ chức vẫn tiếp tục phản ánh, kiến nghị; những phản ánh, kiến nghị thuộc thẩm quyền quyết định của Ủy ban Nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh.
đ) Lưu giữ hồ sơ phản ánh, kiến nghị đã được tiếp nhận theo quy định của pháp luật về văn thư lưu trữ.
2. Đối với các phản ánh, kiến nghị được thực hiện thông qua hình thức Phiếu lấy ý kiến, cơ quan hành chính Nhà nước muốn lấy ý kiến cá nhân, tổ chức phải tuân thủ quy trình sau:
a) Xác định nội dung cần lấy ý kiến.
b) Xác định cá nhân, tổ chức là đối tượng cần lấy ý kiến.
c) Lập Phiếu lấy ý kiến.
d) Xác định cách thức gửi Phiếu lấy ý kiến và nhận ý kiến trả lời.
đ) Gửi Phiếu lấy ý kiến đến đối tượng cần lấy ý kiến.
e) Theo dõi, đôn đốc các cá nhân, tổ chức trả lời theo hạn định.
g) Vào sổ tiếp nhận khi nhận được các ý kiến trả lời.
h) Tập hợp, nghiên cứu, đánh giá, phân loại.
i) Quyết định việc xử lý theo thẩm quyền hoặc chuyển phản ánh, kiến nghị tới cấp có thẩm quyền xử lý.
k) Lưu giữ hồ sơ về các phản ánh, kiến nghị đã được tiếp nhận theo quy định của pháp luật về văn thư lưu trữ, đồng thời, lưu vào cơ sở dữ liệu điện tử.