Điều 18. Hồ sơ đề nghị xét tặng các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng
1. Hồ sơ đề nghị khen thưởng các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng cấp Nhà nước, cấp Thành phố trình Ủy ban nhân dân Thành phố qua Sở Nội vụ (Ban Thi đua - Khen thưởng Thành phố) được thực hiện đảm bảo theo quy định của Luật Thi đua, khen thưởng, Nghị định số 152/2025/NĐ-CP. Hồ sơ đề nghị khen thưởng được gửi đồng thời bản giấy và bản điện tử liên thông trên hệ thống phần mềm: Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của UBND Thành phố (trừ các thủ tục hành chính công và hồ sơ khen thưởng có nội dung bí mật nhà nước). Hồ sơ chỉ được tiếp nhận khi nhận được hồ sơ giấy (bản chính) và các tệp tin điện tử theo đúng quy định.
Hồ sơ trình khen thưởng phải đảm bảo tuân thủ các mẫu quy định tại các Mẫu ban hành kèm theo Nghị định số 152/NĐ-CP (từ mẫu số 01 đến mẫu số 13) và các mẫu ban hành kèm theo quy chế này.
2. Hồ sơ điện tử phải đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật sau: là bản scan mầu (bản gốc, dấu đỏ), định dạng tệp tin điện tử: PDF; độ phân giải 150dpi; tổng dung lượng không quá 80MB. Tên file được đánh liền, không có dấu cách, không chứa ký tự đặc biệt, không có dấu gồm:
Tờ trình đề nghị khen thưởng: Là file điện tử, có đính kèm các file thành phần hồ sơ gồm: Biên bản họp Hội đồng Thi đua - Khen thưởng và các tài liệu liên quan đến tiêu chuẩn, thành tích xét khen thưởng, các văn bản của các cơ quan có liên quan (nếu có) được đặt tên: (tên viết tắt của đơn vị trình).số Tờ trình.TTr. Ví dụ: Tờ trình số 346/TTr-UBND của UBND thành phố Hà Nội đặt tên: HNOI.345.TTr
Báo cáo thành tích: Tên file được lưu như sau: STT.(tên viết tắt của đơn vị trình).số tờ trình.tên tập thể/cá nhân. Ví dụ: Tập thể Sở Nội vụ có STT trong Tờ trình là 10, số Tờ trình là 345/TTr-UBND; đặt tên: 10.HNOI.345.SoNoivu
Các văn bản khác: (tên viết tắt của đơn vị trình).số tờ trình.tên văn bản.đơn vị ban hành. Ví dụ: Công văn của Công an Thành phố về cho ý kiến đối với tập thể xét, đề nghị khen thưởng; đặt tên: HNOI.345.Công văn.Công an Thành phố.
3. Trường hợp các đơn vị trình khen thưởng cho tập thể, cá nhân không thuộc phạm vi quản lý, gửi kèm theo hồ sơ ý kiến thống nhất của các cơ quan, đơn vị quản lý tập thể, cá nhân đó (báo cáo thành tích của các tập thể, cá nhân có xác nhận, đóng dấu của cơ quan quản lý).
4. Trường hợp khen thưởng có tiêu chuẩn là kết quả đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hoặc sáng kiến, đơn vị trình khen thưởng bổ sung đầy đủ minh chứng bằng văn bản (văn bản đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ; văn bản xác nhận hiệu quả áp dụng, khả năng nhân rộng của sáng kiến, quyết định công nhận hiệu quả áp dụng, phạm vi ảnh hưởng của đề tài khoa học, đề án khoa học, công trình khoa học và công nghệ) trong hồ sơ.
5. Trường hợp cá nhân, tập thể được đề nghị tặng Bằng khen của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố do lập được thành tích đặc biệt xuất sắc đột xuất trong lao động, công tác, sản xuất, kinh doanh, học tập và nghiên cứu khoa học hoặc lĩnh vực khác thì phải có văn bản chứng nhận hoặc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về thành tích đề nghị khen thưởng khi đề nghị tặng Bằng khen của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố.
6. Số lượng hồ sơ đề nghị khen thưởng danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng:
a) Đối với hồ sơ khen thưởng cấp Nhà nước: 02 bộ (bản chính).
b) Đối với hồ sơ khen thưởng cấp Thành phố: 01 bộ (bản chính). Các đơn vị gửi hồ sơ điện tử (file pdf), trừ hồ sơ mật đến Sở Nội vụ (Ban Thi đua - Khen thưởng Thành phố) qua Hệ thống thông tin chính quyền điện tử Thành phố. Các cơ quan, đơn vị chưa sử dụng Hệ thống này, gửi 01 bộ hồ sơ giấy.
7. Sở Nội vụ (Ban Thi đua - Khen thưởng Thành phố) chỉ tiếp nhận hồ sơ khi hồ sơ đầy đủ thành phần theo quy định của Luật Thi đua, khen thưởng, Nghị định số 152/2025/NĐ-CP, các văn bản hướng dẫn thi hành và các nội dung quy định từ khoản 1 đến khoản 6 Điều này.