Điều 28. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào l ưu trữ cơ quan
Sửa đổi bởi 35/2017/QĐ-UBND · hiệu lực 15/11/20171. Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm, Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Kho Lưu trữ cơ quan. Cụ thể:
a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu
b) Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
c) Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
đ) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra, đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
2. Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh:
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
- Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức để xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định;
- Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử tỉnh kiểm tra, thẩm định;
- Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử;
- Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có);
- Vận chuyển tài liệu đến Lưu trữ lịch sử tỉnh để giao nộp;
- Giao nộp tài liệu: Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của Sở Nội vụ; Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).
b) Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử tỉnh
- Lập kế hoạch thu thập tài liệu;
- Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp;
- Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp;
- Trình Sở Nội vụ phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
- Thông báo cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt;
- Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu;
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
- Lập biên bản giao nhận tài liệu;
- Đưa hồ sơ, tài liệu vào kho và xếp lên kệ.
3. Giao, nhận và quản lý tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ các huyện: Tân Phước, Gò Công Tây, Gò Công Đông và thị xã Gò Công (các huyện, thị xã đã tổ chức Lưu trữ lịch sử huyện trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành).
a) Giao nộp tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ huyện vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Phòng Nội vụ các huyện: Tân Phước, Gò Công Tây, Gò Công Đông và thị xã Gò Công có trách nhiệm phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh xem xét, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của từng Phông tài liệu đã thu thập trước đây, thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và làm các thủ tục bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý.
b) Quản lý khối tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
- Tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản tại kho Lưu trữ các huyện: Tân Phước, Gò Công Tây, Gò Công Đông và thị xã Gò Công do Phòng Nội vụ trực tiếp quản lý và được lưu trữ đến khi hết thời hạn bảo quản.
- Đối với tài liệu hết giá trị hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định, Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện xem xét, làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu theo quy định tại Điều 28 của Luật Lưu trữ.