Điều 25. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Hàng năm, lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Trách nhiệm của chánh văn phòng
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của Văn thư cơ quan và Lưu trữ cơ quan:
a) Trách nhiệm của Văn thư cơ quan: xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan; sao gửi Danh mục hồ sơ và chuẩn bị bìa hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ; phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.
b) Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan:
- Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân; lập biên bản giao nhận tài liệu;
- Chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần, đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ.
- Lập Mục lục hồ sơ (Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng, hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng)
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp, ghi và dán nhãn hộp, đưa lên kệ;
- Giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.