Điều 18. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng , năm của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a) Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày làm việc cuối năm của mỗi năm văn thư.
b) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
Ngày, tháng, năm của văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được đăng ký và ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ, các chỉ số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập, đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.
3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.