Điều 27. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hồ sơ khi bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của mỗi năm, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm:
1. Lập kế hoạch hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập và bổ sung.
3. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, cá nhân, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và lập thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các trang thiết bị để tiếp nhận tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu từ các cá nhân, cơ quan, đơn vị và khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ phải lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
6. “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” phải được lập theo mẫu do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn và được lập hai bản, bên giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan mỗi bên giữ một bản.