Điều 22. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu lập hồ sơ
1. Nguyên tắc
Tất cả công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc của mình, đến thời gian quy định thì giao nộp vào lưu trữ hiện hành.
2. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành
a) Mở hồ sơ: Căn cứ vào danh mục hồ sơ và thực tế công việc, mỗi cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ để trong quá trình giải quyết công việc, các văn bản có liên quan sẽ được tập hợp vào bìa hồ sơ đó, nhằm quản lý tốt văn bản theo từng công việc của mình.
b) Thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ
- Công chức, viên chức khi lập hồ sơ công việc thì phải tập hợp đầy đủ các văn bản, không để rời rạc;
- Các văn bản phải được sắp xếp theo thời gian hợp lý, để tiện cho việc tra tìm;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì văn bản tài liệu cũng phải được tập hợp đầy đủ trong hồ sơ và kết thúc hồ sơ đó;
- Khi kết thúc hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức có nhiệm vụ kiểm tra lại để tránh tài liệu còn thiếu sót hoặc trùng thừa;
- Trong trường hợp còn thiếu sót thì cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm báo cáo ngay cho người có thẩm quyền để giải quyết.
3. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập
a) Hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành hồ sơ.
b) Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải liên quan chặt chẽ với nhau về quy trình giải quyết công việc.
c) Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản như nhau.
d) Sau khi công việc được giải quyết xong, hồ sơ công việc kết thúc, bộ phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra danh mục, thành phần hồ sơ và lưu tại văn thư, để chuyển giao vào lưu trữ hiện hành theo quy định.
đ) Trong trường hợp công việc còn trong thời gian chờ lấy ý kiến, thì cán bộ, công chức, viên chức có thể giữ lại hồ sơ tại cơ quan, đơn vị, để phục vụ cho việc giải quyết công việc.