Điều 16. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Tất cả văn bản đến tại cơ quan đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan (trừ trường hợp có quy định khác) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào chương trình quản lý văn bản và hồ sơ của cơ quan (Kể cả những văn bản do cán bộ, công chức, viên chức đi họp mang về hoặc nhận trực tiếp cũng phải được đăng ký tại văn thư).
2. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, quản lý công tác văn thư, trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người giao văn bản.
3. Phân loại và kiểm tra bì
a) Những bì có đóng dấu độ khẩn cần phải bóc trước, để giải quyết kịp thời.
b) Không gây hư hại đối với văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện, cần soát lại bì, để tránh sót văn bản.
c) Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì (trường hợp sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết).
d) Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, khi nhận xong phải ký nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản.
đ) Đối với đơn khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản, để làm bằng chứng.
4. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
a) Văn bản đến của cơ quan phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, như: các hóa đơn, chứng từ kế toán…
b) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong trường hợp cần thiết). Đối với bản fax cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”, đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng trong trường hợp cần thiết có thể in ra làm thủ tục và đóng dấu “Đến”.
c) Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.
d) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc khoảng trống phía dưới ngày tháng năm ban hành văn bản.
5. Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
6. Các bì văn bản văn thư không được bóc: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản chuyển cho văn thư để đăng ký.
7. Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
8. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
a) Lập sổ đăng ký văn bản đến.
b) Tùy theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
9. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với người đứng đầu hoặc người được phân công để xử lý.