Điều 23. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan
a) Các cơ quan, đơn vị trực thuộc và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành theo thời gian được quy định tại Khoản 2 Điều này.
b) Trường hợp cơ quan, đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn giao nộp vào lưu trữ thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành, nhưng thời gian giữ lại không quá 2 năm.
c) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị hoặc người kế nhiệm; không được giữ hồ sơ, tài liệu cho riêng mình hay đem sang cơ quan khác.
2. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành như sau:
a) Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn của các lĩnh vực: Thì sau một năm kể từ khi công việc được giải quyết xong.
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Thì sau một năm kể từ khi công trình được nghiệm thu.
c) Tài liệu xây dựng: Thì sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
d) Tài liệu ảnh; phim điện ảnh; mi-cro-phim; tài liệu ghi âm; tài liệu ghi hình: Thì sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Lưu trữ hiện hành và cơ quan, đơn vị giao nộp mỗi bên giữ một bản.