Điều 8. Khảo sát, thu thập thông tin
Khi khảo sát và thu thập thông tin, KTVNN thực hiện theo quy định tại Quy trình kiểm toán ngân sách địa phương hiện hành do Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành, trong đó cần lưu ý:
1. Thông tin cần thu thập về địa phương được kiểm toán
a) KTVNN phải thu thập những thông tin chung và tình hình tài chính của địa phương như: Thông tin chung và tình hình quản lý; thông tin về tình hình tài chính; tổ chức bộ máy; các chính sách đang áp dụng; môi trường hoạt động và các yếu tố ảnh hưởng; đo lường và đánh giá kết quả hoạt động; tình hình thanh tra, kiểm tra… (theo Phụ lục số 01/HD-RRTY-NSĐP).
b) KTVNN thực hiện thu thập thông tin thông qua yêu cầu địa phương cung cấp thông tin theo mẫu, xem xét tài liệu, phỏng vấn, quan sát, tìm hiểu qua các phương tiện thông tin đại chúng,...
2. Thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ
KTVNN sử dụng các xét đoán chuyên môn để tìm hiểu đánh giá Hệ thống KSNB của đơn vị có thể thực hiện bằng cách phỏng vấn, quan sát, hoặc kiểm tra tài liệu (theo Phụ lục số 02/HD-RRTY-NSĐP), bao gồm:
a) Môi trường kiểm soát
- KTVNN phải tìm hiểu về môi trường kiểm soát của đơn vị theo hướng dẫn tại các đoạn từ Đoạn 24 đến Đoạn 28 của CMKTNN số 1315 - Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường hoạt động của đơn vị trong kiểm toán tài chính.
- Để tìm hiểu môi trường kiểm soát của đơn vị, KTVNN phải xem xét các yếu tố: truyền đạt thông tin về tính chính trực và giá trị đạo đức; đảm bảo về năng lực; hoạt động của bộ phận kiểm soát; triết lý và phong cách điều hành của lãnh đạo đơn vị; cơ cấu tổ chức; phân công quyền hạn và trách nhiệm; các chính sách và quy định về nhân sự.
b) Quy trình quản trị rủi ro của đơn vị
KTVNN tìm hiểu quy trình quản trị rủi ro của đơn vị để: xác định rủi ro hoạt động liên quan tới mục tiêu lập và trình bày BCNSĐP; ước tính mức độ rủi ro và đánh giá khả năng xảy ra rủi ro; quyết định các thủ tục kiểm toán thích hợp đối với các rủi ro đó theo hướng dẫn tại Đoạn 31đến Đoạn 32 của CMKTNN số 1315 - Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường hoạt động của đơn vị trong kiểm toán tài chính. Trong đó lưu ý:
- Nếu đơn vị đã xây dựng quy trình quản trị rủi ro, KTVNN phải tìm hiểu và đánh giá nội dung, kết quả và tính phù hợp của quy trình này hoặc xác định những khiếm khuyết nghiêm trọng trong kiểm soát nội bộ liên quan đến quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị trong việc không phát hiện được rủi ro có sai sót trọng yếu.
- Nếu đơn vị chưa có quy trình quản trị rủi ro hoặc đã có quy trình nhưng chưa được chuẩn hóa, KTVNN phải trao đổi với lãnh đạo đơn vị về các phát hiện và có biện pháp xử lý các rủi ro hoạt động liên quan tới mục tiêu lập và trình bày BCNSĐP trong kế hoạch kiểm toán. KTVNN phải đánh giá mức độ ảnh hưởng nghiêm trọng trong kiểm soát nội bộ khi không có văn bản quy định quy trình quản trị rủi ro của đơn vị để xác định các nội dung trọng yếu, mục tiêu trong kế hoạch kiểm toán.
c) Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCNSĐP
- KTVNN phải tìm hiểu về hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày BCNSĐP:
+ Trình tự lập dự toán, chấp hành, quyết toán ngân sách của địa phương. Việc thẩm tra quyết toán của các cơ quan tài chính, đối chiếu số liệu thu chi với KBNN.
+ Các hoạt động của địa phương trong năm ngân sách kiểm toán và các thời kỳ trước, sau có liên quan có ảnh hưởng quan trọng đối với thông tin trên BCNSĐP.
+ Các thủ tục được thực hiện trong hệ thống công nghệ thông tin hoặc thủ công để tạo lập, ghi chép, xử lý, chỉnh sửa các nghiệp vụ kinh tế, ghi nhận và trình bày trong BCNSĐP.
+ Quy trình lập và trình bày BCNSĐP, bao gồm cả các báo cáo thuyết minh quan trọng như Thuyết minh tình hình sử dụng nguồn dự phòng, tăng thu và thưởng vượt dự toán thu ngân sách năm, Thuyết minh kết dư ngân sách, Báo cáo chi chuyển nguồn sang năm sau....., Thuyết minh tăng, giảm chi quản lý hành chính, Đảng, đoàn thể năm....
+ Các kiểm soát của đơn vị đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh, điều chỉnh, chuyển nguồn, kết dư, khóa sổ cuối năm...), cần lưu ý những nghiệp vụ phát sinh trong giai đoạn chỉnh lý quyết toán.
- KTVNN phải tìm hiểu cách thức trao đổi thông tin về vai trò, trách nhiệm và các vấn đề quan trọng khác liên quan đến lập và trình bày BCNSĐP như: Trao đổi giữa lãnh đạo đơn vị và bộ phận kiểm soát; thông tin trao đổi giữa các cơ quan tài chính như Sở Tài chính, KBNN, Cục thuế…
d) Các hoạt động kiểm soát
Thực hiện theo quy định tại Đoạn 35 đến Đoạn 40 CMKTNN số 1315 - Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường hoạt động của đơn vị trong kiểm toán tài chính. Trong đó, cần lưu ý:
- Phải tìm hiểu những hoạt động kiểm soát liên quan đến cuộc kiểm toán mà theo xét đoán của KTVNN là cần thiết để đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu ở cấp độ cơ sở dẫn liệu và thiết kế các thủ tục kiểm toán tiếp theo đối với rủi ro đã đánh giá đối với quá trình lập BCNSĐP.
- Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo sự chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị trong quá trình quản lý, điều hành thực hiện ngân sách như: phê duyệt; đánh giá hoạt động; xử lý thông tin; các kiểm soát vật chất; thực hiện các nguyên tắc trong phân công nhiệm vụ của các Sở, ngành của địa phương...
- Cần chú trọng vào việc phát hiện các hoạt động kiểm soát nghiệp vụ, giao dịch được coi là có mức độ rủi ro có sai sót trọng yếu cao:
+ Việc tuân thủ các quy chế quản lý, kiểm soát trong các khâu: lập, thẩm định quyết toán của cơ quan tài chính đối với các đơn vị sử dụng NSNN, của cơ quan tài chính cấp trên đối với ngân sách cấp dưới.
+ Việc tuân thủ chế độ kế toán: Chế độ kế toán áp dụng, tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức hạch toán kế toán theo mục lục ngân sách của kho bạc nhà nước và của các đơn vị sự nghiệp.
+ Việc đối chiếu số liệu thu, chi của các đơn vị sử dụng ngân sách với KBNN.
+ Việc luân chuyển hồ sơ tài liệu khi xác định nghĩa vụ với NSNN trong thu tiền sử dụng đất....
+ Các hoạt động kiểm soát các nghiệp vụ có rủi ro cao khác.
- Tìm hiểu cách thức đơn vị xử lý rủi ro phát sinh từ công nghệ thông tin: việc sử dụng công nghệ thông tin ảnh hưởng đến cách thức hoạt động kiểm soát; các kiểm soát chung về công nghệ thông tin và các chính sách, thủ tục liên quan đến nhiều chương trình ứng dụng và hỗ trợ hiệu quả hoạt động của các kiểm soát chương trình ứng dụng để ngăn chặn hoặc phát hiện các sai sót, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu kế toán. Các kiểm soát này thường liên quan đến các thủ tục được sử dụng để tạo lập, ghi chép, xử lý và báo cáo các giao dịch hoặc các dữ liệu tài chính khác nhằm bảo đảm các giao dịch phát sinh được phê duyệt; ghi nhận và xử lý đầy đủ, chính xác.
đ) Giám sát các kiểm soát
Thực hiện theo quy định tại Đoạn 41 đến Đoạn 44 CMKTNN số 1315- Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường hoạt động của đơn vị trong kiểm toán tài chính. Trong đó, KTVNN phải lưu ý tìm hiểu những phương thức chủ yếu mà địa phương sử dụng để giám sát kiểm soát nội bộ đối với việc lập và trình bày BCNSĐP, gồm các hoạt động kiểm soát liên quan đến tạo lập, xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, điều chỉnh và biện pháp khắc phục các khiếm khuyết trong kiểm soát của địa phương.
3. Các thông tin liên quan khác
- Các thông tin khác cần thu thập về tình hình tài chính ngân sách của địa phương như: các thông tin và kết quả thực hiện của địa phương đối với báo cáo kiểm toán, kết luận thanh tra và kiểm tra nội bộ; các vấn đề cần lưu ý từ những cuộc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán; các vấn đề khác liên quan đến quá trình điều hành, thực hiện ngân sách địa phương...
- KTVNN có thể thu thập thông tin từ các đơn vị khác có liên quan như: cơ quan phê chuẩn dự toán, quyết toán của ngân sách địa phương (Hội đồng nhân dân), cơ quan đã tiến hành thanh tra, kiểm tra, kiểm toán trước đó (các báo cáo, biên bản kết luận,...); các phương tiện thông tin đại chúng (bài viết, thông tin có liên quan đến tài chính ngân sách của địa phương....); các đơn vị khác (nếu có).
4. Trường hợp địa phương đã được kiểm toán năm trước: Để giảm thủ tục hành chính, KTVNN có thể thu thập thông tin thông qua xem xét hồ sơ từ các cuộc kiểm toán trước và chỉ thu thập bổ sung các thông tin thay đổi đáng kể từ phía đơn vị được kiểm toán so với cuộc kiểm toán trước.