Điều 5. Tạo lập, cập nhật dữ liệu
1. Chuẩn hóa thông tin đầu vào, quản lý thông tin Cơ sở dữ liệu của Phần mềm Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Tiền Giang:
a) Đối với cán bộ, công chức, viên chức: Sử dụng mẫu sơ yếu lý lịch tại Phụ lục kèm theo Thông tư số 06/2023/TT-BNV ngày 04/5/2023 của Bộ Nội vụ để chuẩn hóa thông tin đầu vào, quản lý thông tin, dữ liệu của Cơ sở dữ liệu của tỉnh.
b) Đối với người lao động: Sử dụng mẫu hợp đồng lao động (Phụ lục II) ban hành kèm theo Thông tư số 05/2023/TT-BNV ngày 03/5/2023 của Bộ Nội vụ hướng dẫn mẫu hợp đồng dịch vụ và mẫu hợp đồng lao động đối với một số loại công việc trong cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập để chuẩn hóa thông tin đầu vào, quản lý thông tin, dữ liệu của Cơ sở dữ liệu của tỉnh.
2. Sở Nội vụ tạo lập tài khoản cơ quan cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh để quản lý, cập nhật, sử dụng, khai thác dữ liệu, thông tin của Phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Tiền Giang; quản lý cơ cấu, tổ chức bộ máy và theo dõi việc cập nhật, đồng bộ cơ sở dữ liệu của tỉnh về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức do Bộ Nội vụ quản lý; hướng dẫn về tạo lập tài khoản riêng cho cá nhân cán bộ, công chức, viên chức để nhập, cập nhật thông tin vào Phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo tình hình thực tế nâng cấp và khả năng kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu.
3. Các cơ quan, đơn vị đề nghị Sở Nội vụ tạo lập tài khoản, phân quyền cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc (nếu có). Cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản cơ quan và giao cho công chức, viên chức bộ phận quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức (bằng văn bản) để quản lý, tạo lập hồ sơ mới, cập nhật, sử dụng, khai thác dữ liệu, thông tin của Phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị hoặc tạo tài khoản cá nhân cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc quyền quản lý theo phân cấp của tỉnh (nếu có) để cá nhân nhập, cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu của Phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
Trường hợp cá nhân được giao sử dụng tài khoản cơ quan hoặc cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được tạo lập tài khoản riêng có trách nhiệm nhập, cập nhật thông tin của mình vào Phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Tiền Giang bảo đảm đầy đủ, thống nhất định dạng kỹ thuật, phản ánh đầy đủ, chính xác theo mẫu sơ yếu lý lịch/mẫu hợp đồng lao động đã được cấp có thẩm quyền quản lý xác nhận.
4. Đối với việc cập nhật thông tin, dữ liệu của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động do có thay đổi, hiệu chỉnh thì cá nhân có trách nhiệm bổ sung thông tin hoặc báo cáo bộ phận tổ chức cơ quan cập nhật thông tin, dữ liệu vào Phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Tiền Giang kèm theo bản số hóa của tài liệu đã được cấp có thẩm quyền xác nhận.
Bản số hóa tài liệu được đính kèm lên Phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Tiền Giang bao gồm: Các quyết định về bổ nhiệm, bãi nhiệm, từ chức, điều động, luân chuyển, biệt phái, thôi việc, nghỉ hưu; chuyển ngạch, nâng ngạch, hạ ngạch, thăng hạng, chuyển chức danh nghề nghiệp; các quyết định liên quan đến lương, phụ cấp (nếu có); các quyết định liên quan đến phân công công tác, vị trí việc làm; các quyết định liên quan đến khen thưởng (hoặc bản scan liên quan đến khen thưởng), kỷ luật và đánh giá, xếp loại hằng năm; các quyết định và văn bằng chứng chỉ liên quan đến đào tạo, trình độ chuyên môn; các văn bản kiểm chứng cho nội dung có thay đổi, hiệu chỉnh.
5. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị chỉ đạo thực hiện việc tạo mới, cập nhật, đồng bộ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, cập nhật thay đổi về tổ chức, bộ máy (nếu có) thuộc thẩm quyền quản lý trên Phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Tiền Giang và chịu trách nhiệm nếu thông tin trong Phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Tiền Giang có sai sót, ảnh hưởng đến công tác cán bộ và việc quản lý, sử dụng cán bộ, công chức, viên chức (trừ trường hợp cán bộ, công chức, viên chức cung cấp thông tin sai).