Điều 6. Tạo lập, trao đổi, lưu trữ thông tin số
1. Thông tin, tài liệu do các cơ quan, đơn vị tạo ra trong quá trình hoạt động đều phải ở dạng số:
- Sử dụng phần mềm tin học văn phòng để tạo ra các văn bản hành chính, bảng tính, tài liệu trình chiếu;
- Sử dụng phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu để tạo lập cơ sở dữ liệu;
- Sử dụng các phần mềm chuyên môn khác để tạo ra âm thanh, phim, ảnh, bản đồ và các dạng tài liệu số khác.
2. Khi trao đổi thông tin với nhau, các cơ quan, đơn vị phải ưu tiên sử dụng tài liệu ở dạng số, giảm dần các loại tài liệu dạng văn bản giấy và các dạng truyền thống khác.
3. Mỗi cơ quan, đơn vị lập kế hoạch số hóa những nguồn thông tin chưa ở dạng số theo thứ tự ưu tiên như sau:
- Các văn bản đi, đến của cơ quan phục vụ chỉ đạo điều hành, trao đổi thông tin qua mạng;
- Các thông tin, dữ liệu có thể được chuyển đổi thành các cơ sở dữ liệu dùng chung của tỉnh, được quy định ở Khoản 2, Điều 15 của Quy chế này;
- Các tài liệu lưu trữ, tài liệu phục vụ nghiên cứu đã được sàng lọc, đánh giá;
- Các tài liệu khác.
4. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chia sẻ thông tin số nhằm bảo đảm sử dụng chung thông tin về quản lý, điều hành, phối hợp công tác và những thông tin khác một cách đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan, đơn vị.
Các cơ quan, đơn vị không thu thập lại những thông tin số đã được cơ quan, đơn vị khác cung cấp, chia sẻ nếu nội dung thông tin số đó là chính xác, đáng tin cậy, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
5. Thông tin số phải được định kỳ sao chép và lưu trữ theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản lý, truy nhập, tìm kiếm thông tin (được quy định tại Điều 17 của Quy chế này).
6. Định dạng các thông tin, tài liệu số khi tạo lập, lưu trữ phải tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định.
Khi có điều kiện, các cơ quan, đơn vị áp dụng các biện pháp chứng thực số, ký số để đảm bảo tính pháp lý của các thông tin, tài liệu ở dạng số.