Điều 5. Gửi văn bản và lưu trữ hồ sơ
1. Gửi văn bản QPPL của HĐND, UBND
Văn bản QPPL của HĐND, UBND các cấp ban hành phải gửi đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan trong thời hạn được quy định tại Điều 8 Luật Ban hành văn bản QPPL của HĐND, UBND.
2. Lưu trữ hồ sơ
Các văn bản QPPL của HĐND, UBND các cấp sau khi được ban hành phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ;
Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, UBND cấp xã có trách nhiệm tổ chức lưu trữ và phân loại văn bản QPPL của HĐND, UBND cùng cấp để phục vụ cho việc tra cứu văn bản.
3. Hồ sơ lưu trữ đối với các loại văn bản QPPL
a) Nghị quyết của HĐND tỉnh
- Tờ trình của UBND tỉnh hoặc văn bản tham gia ý kiến (nếu dự thảo nghị quyết do cơ quan, tổ chức khác trình);
- Dự thảo nghị quyết;
- Văn bản thẩm định của Sở Tư pháp (nếu dự thảo nghị quyết do UBND tỉnh trình), văn bản góp ý (nếu dự thảo nghị quyết không do UBND tỉnh trình);
- Báo cáo thẩm tra của Ban HĐND;
- Trích sao biên bản kỳ họp HĐND;
- Bản gốc nghị quyết HĐND đã được Chủ tịch HĐND ký chứng thực.
b) Nghị quyết của HĐND cấp huyện, xã
- Tờ trình của UBND;
- Dự thảo nghị quyết;
- Văn bản thẩm tra của Ban HĐND (trừ cấp xã);
- Trích sao biên bản kỳ họp HĐND;
- Bản gốc nghị quyết của HĐND đã được Chủ tịch HĐND ký chứng thực.
c) Quyết định, chỉ thị của UBND tỉnh, UBND cấp huyện:
- Tờ trình của cơ quan chủ trì soạn thảo;
- Dự thảo quyết định, chỉ thị của UBND do cơ quan soạn thảo trình;
- Văn bản thẩm định của cơ quan Tư pháp cùng cấp;
- Bảng tổng hợp ý kiến, góp ý của các cơ quan, đơn vị và đối tượng chịu sự tác động của văn bản;
- Báo cáo tiếp thu và giải trình ý kiến của cơ quan thẩm định;
- Bản gốc quyết định, chỉ thị đã được Chủ tịch UBND ký ban hành;
- Biên bản họp UBND thông qua quyết định, chỉ thị (hoặc trích sao);
Trường hợp văn bản được lấy ý kiến bằng “phiếu xin ý kiến” hoặc “ghi ý kiến trực tiếp” vào dự thảo văn bản, thì Văn phòng HĐND và UBND phải lập Bảng tổng hợp ý kiến của các thành viên UBND tham gia, ghi rõ số thành viên tán thành, thành viên không tán thành, ý kiến khác kèm theo;
- Tài liệu liên quan khác.
d) Quyết định, chỉ thị của UBND cấp xã
- Tờ trình;
- Dự thảo quyết định, chỉ thị do tổ chức, cá nhân soạn thảo trình;
- Bảng tổng hợp ý kiến góp ý của tổ chức, cá nhân;
- Văn bản góp ý của công chức Tư pháp – Hộ tịch (nếu có);
- Biên bản họp UBND thông qua quyết định, chỉ thị;
- Bản gốc quyết định, chỉ thị đã được Chủ tịch UBND ký ban hành.