Điều 35. Quá trình tự kiểm tra
Quá trình này do chuyên viên chuyên trách hoặc cộng tác viên thực hiện trên cơ sở đối chiếu tỉ mỉ, cẩn trọng từng nội dung văn bản được kiểm tra với văn bản làm cơ sở pháp lý về từng nội dung kiểm tra được quy định tại Điều 30 của Quy trình này để từ đó xem xét kết luận về tính hợp pháp và hợp hiến của văn bản.
Khi kiểm tra nếu văn bản không có dấu hiệu trái pháp luật thì ký tên và ghi rõ ngày, tháng, năm kiểm tra vào góc trên, bên phải của văn bản để xác nhận đã thực hiện kiểm tra và đưa tên văn bản vào danh mục văn bản đã kiểm tra. Nếu phát hiện văn bản có dấu hiệu trái pháp luật thì người được phân công kiểm tra văn bản phải tiến hành các bước sau:
Bước 1: Lập phiếu kiểm tra văn bản có dấu hiệu trái pháp luật. Phiếu này bao gồm các nội dung: tên người kiểm tra văn bản, tên văn bản được kiểm tra và văn bản làm cơ sở pháp lý để kiểm tra, nội dung trái pháp luật của văn bản được kiểm tra hoặc nội dung không hợp lý của văn bản, ý kiến nhận xét của người kiểm tra về nội dung trái pháp luật hoặc về nội dung không hợp lý, đề xuất hướng xử lý nội dung trái pháp luật hoặc nội dung không hợp lý (đình chỉ việc thi hành, hủy bỏ hoặc bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ nội dung của văn bản, đính chính văn bản), các biện pháp khắc phục hậu quả và đề xuất việc xem xét, xử lý trách nhiệm của cơ quan, người tham mưu soạn thảo, thẩm định, thẩm tra, trình, thông qua, ký, ban hành văn bản trái pháp luật.
Bước 2: Sau khi lập phiếu kiểm tra, chuyên viên chuyên trách hoặc cộng tác viên thực hiện kiểm tra hoàn thiện hồ sơ về văn bản có nội dung trái pháp luật (bao gồm các hồ sơ: văn bản được kiểm tra, văn bản làm cơ sở pháp lý để kiểm tra, phiếu kiểm tra văn bản và các tài liệu khác có liên quan), trình lãnh đạo cơ quan được giao làm đầu mối tự kiểm tra.
Bước 3: Lãnh đạo cơ quan được giao làm đầu mối tự kiểm tra có trách nhiệm xem xét nội dung trái pháp luật và thông báo ngay cho đơn vị chủ trì soạn thảo, trình văn bản, đồng thời phối hợp tổ chức họp trao đổi, thống nhất những nội dung trái pháp luật hoặc không còn phù hợp, các biện pháp xử lý (thành phần tham dự họp gồm: đại diện cơ quan kiểm tra văn bản, chuyên viên hoặc cộng tác viên kiểm tra văn bản, cơ quan tham mưu soạn thảo văn bản và các cơ quan, đơn vị có liên quan).
Chuẩn bị dự thảo văn bản xử lý, báo cáo với cơ quan đã ban hành văn bản để kịp thời xử lý theo thẩm quyền.
Trường hợp không thống nhất được nội dung trái pháp luật và hướng xử lý thì cơ quan, đơn vị được giao làm đầu mối tự kiểm tra báo cáo bằng văn bản đến cơ quan đã ban hành văn bản về kết quả kiểm tra, nêu rõ ý kiến của hai bên. Quyết định của cơ quan ban hành văn bản là quyết định cuối cùng. Hồ sơ báo cáo bao gồm: Báo cáo của cơ quan kiểm tra văn bản; văn bản được kiểm tra; cơ sở pháp lý để kiểm tra; phiếu kiểm tra văn bản; các thông báo của cơ quan kiểm tra văn bản; biên bản họp trao đổi giữa giữa cơ quan kiểm tra văn bản và cơ quan được giao chủ trì soạn thảo văn bản, các tài liệu khác có liên quan.
Bước 4: Lãnh đạo cơ quan được giao làm đầu mối tự kiểm tra báo cáo cơ quan đã ban hành văn bản về kết quả kiểm tra, đồng thời đề xuất kiến nghị biện pháp xử lý. Bước 5. Công bố, lưu trữ kết quả tự kiểm tra
Kết quả xử lý văn bản trái pháp luật được công bố công khai, đưa tin trên các phương tiện thông đại chúng, đăng công báo, trên trang thông tin điện tử của cơ quan ban hành (đối với văn bản do HĐND, UBND tỉnh ban hành), hoặc niêm yết tại trụ sở cơ quan ban hành hoặc các địa điểm khác do chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã quyết định (đối với văn bản do HĐND, UBND cấp huyện, cấp xã ban hành), chậm nhất là sau ba ngày làm việc kể từ ngày có quyết định xử lý.
Kết thúc quá trình kiểm tra, xử lý văn bản người kiểm tra văn bản phải lập hồ sơ về văn bản có nội dung trái pháp luật.
Hồ sơ bao gồm: văn bản được kiểm tra, văn bản làm cơ sở pháp lý để kiểm tra, phiếu kiểm tra văn bản, thông báo, biên bản các cuộc họp giữa các bên, kết quả xử lý cuối cùng và các tài liệu có liên quan. Toàn bộ hồ sơ này được chuyển cho phận lưu trữ và lập cơ sở dữ liệu phục vụ công tác kiểm tra văn bản.