Điều 34. Chỉnh lý tài liệu
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
1. Nguyên tắc:
a) Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành của tài liệu theo trình tự giải quyết công việc.
b) Tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của cơ quan.
c) Công chức, viên chức lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn phân loại, tổ chức chỉnh lý tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:
a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;
b) Được xác định thời hạn bảo quản;
c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa;
d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
3. Nghiệp vụ chỉnh lý thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước.