Điều 20. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính theo hệ thống chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
a) Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ phương pháp đánh số văn bản đi được hướng dẫn tại điểm a khoản 2 Điều 18 Quy định này, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
b) Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI kèm theo Quyết định.
2. Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản.
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.