Điều 18. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, văn thư cần kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng văn bản
a) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.
- Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Bộ Tư pháp; việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật được đánh số và đăng ký riêng.
- Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
- Đối với văn bản hành chính được đánh số và đăng ký như sau:
+ Các loại văn bản: Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn được đánh số và đăng ký riêng một sổ.
+ Các loại văn bản khác: chương trình, kế hoạch, báo cáo, công văn, tờ trình, giấy mời... được đánh số và đăng ký riêng một sổ.
b) Ghi ngày, tháng văn bản
- Đối với văn bản Quy phạm pháp luật là ngày, tháng, năm văn bản được người có thẩm quyền ký ban hành.
- Đối với văn bản hành chính là ngày tháng năm văn bản được ban hành.
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
3. Nhân bản
a) Văn thư có trách nhiệm nhân bản theo đúng số lượng được xác định tại phần “Nơi nhận” văn bản và đúng thời gian quy định.
b) Khi nhân bản phải giữ bí mật nội dung văn bản.
c) Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.