Điều 16. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Trưởng các đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến của đơn vị và phối hợp với các đơn vị khác giải quyết các văn bản đến có liên quan.
2. Đơn vị, cá nhân được giao giải quyết văn bản đến xác định cần có ý kiến tham gia của đơn vị, cá nhân khác phải lập Phiếu trình đề nghị Thủ trưởng cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo, khi trình dự thảo văn bản giải quyết phải kèm theo Phiếu trình có ý kiến của các đơn vị, cá nhân liên quan.
3. Đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết văn bản đến phải hoàn thành công việc không quá 05 ngày làm việc (đối với văn bản hành chính thông thường) kể từ khi có ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức. Đối với văn bản có ghi mốc thời gian giải quyết trong văn bản (ít hơn 05 ngày làm việc) thì thời gian hoàn thành theo mốc thời gian đã ghi trong văn bản. Trường hợp xét thấy không thể hoàn thành công việc, phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan, tổ chức để kịp thời xử lý. Đối với các đơn, thư khiếu nại, tố cáo phải thực hiện theo đúng quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo.
4. Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định.
5. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức chịu trách nhiệm giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến tại các đơn vị, cá nhân.
6. Văn thư chịu trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức theo dõi việc giải quyết văn bản đến, hàng tuần tổng hợp số liệu về văn bản đến (số lượng văn bản đến, tình hình giải quyết…).