Điều 27. - Để tạo điều kiện thuận tiện cho việc khóa sổ sách và lập quyết toán cuối mỗi năm, cơ quan tài chính phải xúc tiến các việc sau đây:
a) Ngay từ trong tháng 11, cơ quan tài chính phải:
1. Đôn đốc nộp hết vào kho bạc các số tiền đã thu cho ngân sách, đôn đốc thanh toán mọi khoản cho vay, tạm ứng, để đến ngày 31 tháng 12 có thể quyết toán mọi khoản và nộp hết số kinh phí còn thừa.
2. Đôn đốc kho bạc:
- Chuẩn bị thu nhận nhanh chóng các số tiền sẽ nộp dồn dập vào cuối năm, đối chiếu sổ sách cho khớp đúng giữa các đơn vị và kho bạc về các số thu nộp và cấp phát trong năm.
- Chuẩn bị báo cáo nhanh nhát, đầy đủ nhất và chính xác nhất mọi khoản thu, chi thực hiện từ 1 tháng 1 đến 31 tháng 12.
3. Đôn đốc các đơn vị dự toán chuẩn bị làm và gửi đúng hạn báo cáo quyết toán tháng 12 và báo cáo quyết toán cả năm.
4. Đôn đốc thanh toán các khoản tiền vay và cho vay, các khoản tiền trợ cấp hoặc phải nộp lên trên giữa ngân sách cấp trên và cấp dưới, và hoàn thành các công việc thanh toán này trước 31 tháng 12 bảo đảm số liệu ăn khớp giữa tài chính cấp trên và cấp dưới, giữa tài chính và ngân hàng Nhà nước các cấp.
5. Có thể cấp trước kinh phí năm sau cho một số cơ quan cần thiết phải chuẩn bị chi tiêu cho năm mới.
b) Ngày 31 tháng 12 năm cũ và ngày 1 tháng 1 năm mới, tổng kế toán các cấp phải tiến hành cân bằng các tài khoản như sau:
1. Chuyển sổ các tài khoản sau đây từ sổ năm cũ sang sổ năm mới:
- Tiền gửi của ngân sách.
- Thu trước cho năm sau.
- Thuế nông nghiệp vụ đông thu cho năm sau.
Ngoài ra, đặc biệt lắm và có lý do chính đáng, các tài khoản sau đây cũng được chuyển sổ:
- Cấp phát lệnh chi tiền.
- Tạm ứng.
- Vay ngân hàng Nhà nước.
- Vãng lai với tổng kế toán cấp trên.
- Vãng lai với tổng kế toán cấp dưới.
Tài khoản “vãng lai giữa hai niên độ trước và sau” dùng làm trung gian trong việc chuyển sổ, và ghi chép như sau:
- Khi chuyển sổ “tiền gửi của ngân sách” từ năm cũ sang năm mới thì ghi:
Ở sổ năm cũ, ngày 31 tháng 12:
Nợ: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau
Có: Tiền gửi của ngân sách
Ở sổ năm mới, ngày 1 tháng 1
Nợ: Tiền gửi của ngân sách
Có: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau
Khi chuyển sổ “Thu trước cho năm sau”, từ năm cũ sang năm mới, thì ghi:
Ở sổ năm cũ, ngày 31 tháng 12:
Nợ: Thu trước cho năm sau
Có: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau
Ở sổ năm mới, ngày 1 tháng 1:
Nợ: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau
Có: Thu ngân sách.
- Khi chuyển sổ “thuế nông nghiệp vụ đông thu cho năm sau” từ năm cũ sang năm mới thì ghi:
Ở sổ năm cũ, ngày 31 tháng 12:
Nợ: Thuế nông nghiệp vụ đông thu cho năm sau
Có: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau
Ở sổ năm mới, ngày 1 tháng 1:
Nợ: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau
Có: Thu ngân sách
Các tài khoản khác cũng chuyển sổ theo phương pháp như trên và sau khi chuyển sổ ở sổ Cái, phải chuyển sổ cả ở sổ phụ, để thuận tiện cho việc theo dõi và khớp đúng số liệu giữa sổ Cái và các sổ phụ.
Trường hợp năm trước cấp phát trước hay tạm ứng trước cho năm sau thì cũng sử dụng tài khoản “vãng lai giữa hai niên độ trước và sau” để làm trung gian chuyển sổ:
Ở sổ năm cũ, ngày 31 tháng 12, ghi:
Nợ: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau
Có: Tiền gửi của ngân sách
Ở sổ năm mới, ngày 1 tháng 1:
Nợ: Cấp phát lệnh chi tiền hay tạm ứng
Có: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau.
2. Trong thời gian chỉnh lý quyết toán từ 1 tháng 1 đến hết tháng 2 năm sau, khi nhận được báo cáo của kho bạc về những khoản thu thuộc niên độ trước thì ghi:
Ở sổ năm cũ:
Nợ: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau.
Có:Thu ngân sách hay cấp phát lệnh chi tiền hay chi ngân sách hay tạm ứng.
Ở sổ năm mới:
Nợ: Tiền gửi của ngân sách
Có: vãng lai giữa hai niên độ trước và sau
c) Sang năm mới, nhận được quyết toán chi về năm cũ thì ghi ở sổ năm cũ như sau:
Nợ: Chi ngân sách
Có: Cấp phát hạn mức hay cấp phát lệnh chi tiền.
d) Sang năm mới, nhận được báo cáo về thu thuế nông nghiệp vụ đông của kho bạc thì ghi ở sổ năm mới như sau:
Nợ: Tiền gửi của ngân sách
Có: Thu ngân sách