Điều 17. Lưu trữ
1. Nguyên tắc:
a) Việc lưu trữ phải bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu, dữ liệu; thông tin được cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời và duy trì khả năng khai thác, sử dụng liên tục theo quy định của pháp luật;
b) Tài liệu và dữ liệu lưu trữ phải bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy và khả năng truy cập, sử dụng trong suốt thời hạn lưu trữ theo quy định;
c) Tài liệu lưu trữ điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng các yêu cầu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, lưu trữ và pháp luật có liên quan;
d) Tài liệu và dữ liệu lưu trữ phải bảo đảm an toàn, an ninh, bảo mật và được quản lý đồng bộ trong quá trình tạo lập, cập nhật, lưu trữ; việc truy cập, khai thác và sử dụng phải đúng thẩm quyền và tuân thủ quy định của pháp luật có liên quan; đối với tài liệu, dữ liệu liên quan đến bưu gửi chứa bí mật nhà nước, thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;
đ) Cơ sở dữ liệu phục vụ lưu trữ phải bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý, kiểm tra, giám sát theo quy định của pháp luật.
2. Hình thức lưu trữ:
a) Tài liệu giấy: là chứng từ tài liệu nghiệp vụ bưu chính được tạo lập trên giấy trong quá trình cung cấp dịch vụ bưu chính KT1; được lập thành hồ sơ và lưu giữ theo quy định;
b) Tài liệu điện tử: là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu, bao gồm thông tin về bưu gửi (mã bưu gửi, thông tin người gửi, người nhận, địa chỉ, thời gian chấp nhận, hành trình vận chuyển và trạng thái phát bưu gửi), dữ liệu camera giám sát, nhật ký xử lý dữ liệu và tài liệu số hóa từ tài liệu giấy phục vụ quản lý dịch vụ bưu chính KT1;
c) Việc chuyển đổi giữa tài liệu giấy và tài liệu điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ, giao dịch điện tử và các quy định có liên quan; bảo đảm thông tin chính xác, đầy đủ, có thể kiểm tra, truy xuất nguồn gốc và quá trình xử lý khi cần thiết.
3. Thời hạn lưu trữ:
a) Tài liệu giấy được lưu trữ tối thiểu là 02 năm, tính từ năm công việc kết thúc;
b) Tài liệu điện tử (trừ dữ liệu camera giám sát quy định tại điểm c khoản này) được lưu trữ tối thiểu là 05 năm, tính từ thời điểm chấp nhận bưu gửi KT1 hoặc thời điểm tạo lập tài liệu số hóa;
c) Dữ liệu camera giám sát tại cơ sở khai thác, điểm cung cấp dịch vụ bưu chính KT1 được lưu trữ tối thiểu 06 tháng, tính từ thời điểm phát sinh dữ liệu;
d) Hồ sơ, tài liệu về kiểm tra, giám sát hoạt động cung cấp dịch vụ bưu chính KT1 và hồ sơ quản lý giá cước, chất lượng dịch vụ bưu chính KT1 được lưu trữ tối thiểu 10 năm, tính từ năm công việc kết thúc;
đ) Đối với các hồ sơ có nhiều tài liệu với thời hạn lưu trữ khác nhau thì thời hạn lưu trữ của hồ sơ được xác định theo tài liệu có thời hạn lưu trữ dài nhất.