Điều 3. Phát hành chứng từ thu phí lệ phí
1. Nguyên tắc phát hành
Cơ quan thuế, cơ quan thu phí, lệ phí được phát hành các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí đảm bảo các yêu cầu về hình thức và nội dung thông tin theo quy định tại Thông tư này dưới 2 hình thức: tự in và đặt in.
2. Trách nhiệm của cơ quan phát hành đối với việc in chứng từ thu phí, lệ phí
2.1. Đối với cơ quan Thuế
Cục Thuế đặt in Biên lai (loại không có mệnh giá) để bán cho cơ quan thu theo giá đảm bảo bù đắp chi phí in ấn, phát hành.
Cục Thuế phải báo cáo Tổng cục Thuế theo thời hạn và nội dung quy định của chế độ quản lý ấn chỉ thuế.
2.2. Đối với cơ quan thu phí, lệ phí
Cơ quan thu phí, lệ phí được đặt in hoặc tự in Biên lai
a) Trường hợp đặt in
- Cơ quan thu phí, lệ phí chỉ được lựa chọn nhà in đủ tiêu chuẩn, đủ điều kiện in hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính để ký hợp đồng và đặt in Biên lai thu tiền phí, lệ phí cho đơn vị mình.
Khi đặt in Biên lai thu tiền phí, lệ phí phải có hợp đồng in với tổ chức nhận in, ghi cụ thể mẫu Biên lai, số lượng, ký hiệu mẫu Biên lai và ký hiệu Biên lai, số thứ tự Biên lai đặt in; Kết thúc hợp đồng in phải thanh lý hợp đồng giữa bên đặt in và tổ chức nhận in. Không được đặt in Biên lai thu tiền phí, lệ phí ngoài hợp đồng đã ký kết.
- Biên lai thu tiền phí, lệ phí đặt in phải đúng mẫu đã thông báo với Cơ quan thuế. Người đứng đầu cơ quan thu phí, lệ phí phải ký xác nhận vào mẫu Biên lai thu tiền phí, lệ phí đặt in.
b) Trường hợp tự in Biên lai thu tiền phí, lệ phí
b1) Cơ quan thu phí, lệ phí phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
+ Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in) đảm bảo cho việc in Biên lai thu tiền phí, lệ phí.
+ Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm quản lý thu phí, lệ phí gắn liền với phần mềm kế toán; đồng thời đảm bảo dữ liệu của Biên lai thu tiền phí, lệ phí tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập Biên lai.
+ Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về phí, lệ phí hoặc đã bị xử phạt trong thời hạn 365 (ba trăm sau mươi lăm) ngày kể từ ngày chấp hành xong quyết định xử phạt hoặc kể từ ngày hết thời hiệu thi hành quyết định xử phạt vi phạm pháp luật về phí, lệ phí lần trước đến nay không bị xử phạt vi phạm pháp luật về phí, lệ phí.
b2) Hệ thống tự in phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Việc đánh số thứ tự trên Biên lai thu tiền phí, lệ phí được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số Biên lai thu tiền phí, lệ phí chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy);
+ Phần mềm ứng dụng để in Biên lai thu tiền phí, lệ phí phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.
Trường hợp Cơ quan thu phí, lệ phí mua phần mềm của các tổ chức cung ứng phần mềm tự in thì phải lựa chọn tổ chức đủ tiêu chuẩn, đủ điều kiện in hoá đơn theo quy định của Bộ Tài chính.
+ Biên lai thu tiền phí, lệ phí tự in chưa lập phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.
+ Biên lai thu tiền phí, lệ phí tự in đã lập được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin và nội dung biên lai phải đảm bảo có thể truy cập, kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu.
3. Thông báo phát hành chứng từ thu phí, lệ phí
3.1. Trường hợp đặt in Biên lai.
a) Trường hợp cơ quan thu phí, lệ phí đặt in
Chậm nhất là 15 ngày trước ngày bắt đầu sử dụng, cơ quan thu phí, lệ phí phải thông báo bằng văn bản với cơ quan Thuế trực tiếp quản lý về việc sử dụng Biên lai thu tiền phí, lệ phí của đơn vị mình (mẫu Thông báo phát hành tham khảo tại Phụ lục số 04a), trên thông báo phải đầy đủ các nội dung sau:
- Văn bản pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thực hiện hoạt động dịch vụ hoặc công việc quản lý nhà nước có thu phí, lệ phí.
- Tên, mã số thuế, địa chỉ của cơ quan được pháp luật quy định thu phí, lệ phí hoặc cơ quan được uỷ quyền thu phí, lệ phí hoặc được uỷ nhiệm lập biên lai thu phí, lệ phí.
- Các loại biên lai sử dụng (kèm theo mẫu cụ thể).
- Thời gian bắt đầu đưa vào sử dụng.
- Tên, mã số thuế, địa chỉ của tổ chức nhận in Biên lai hoặc cung ứng phần mềm tự in Biên lai.
Khi thay đổi toàn bộ hoặc một trong các chỉ tiêu về hình thức và nội dung của Biên lai (kể cả nội dung bắt buộc và không bắt buộc), Cơ quan thu phí, lệ phí phải gửi thông báo bằng văn bản tới Cơ quan Thuế trực tiếp quản lý đồng thời niêm yết thông báo kèm theo mẫu biên lai (mới) tại điạ điểm thu trong vòng 10 ngày trước khi sử dụng.
b) Trường hợp cơ quan Thuế đặt in Biên lai (loại không có mệnh giá) để bán cho cơ quan thu thì phải báo cáo Cơ quan Thuế cấp trên theo quy định.
Biên lai thu tiền phí, lệ phí do Cơ quan Thuế đặt in được bán cho các Cơ quan thu phí, lệ phí theo giá đảm bảo bù đắp chi phí in ấn, phát hành.
Chậm nhất là 15 ngày trước ngày bắt đầu sử dụng, Cơ quan Thuế phải thông báo và niêm yết giá bán của từng loại Biên lai thu tiền phí, lệ phí kèm theo mẫu cụ thể tại trụ sở Cơ quan Thuế.
3.2. Trường hợp cơ quan thu phí, lệ phí tự in Biên lai
Chậm nhất là 15 ngày trước ngày bắt đầu sử dụng, Cơ quan thu phí, lệ phí có trách nhiệm gửi Thông báo phát hành Biên lai thu tiền phí, lệ phí tới Cục Thuế nơi cơ quan thu phí, lệ phí đóng trụ sở chính (mẫu Thông báo phát hành tham khảo tại Phụ lục số 04b ban hành kèm theo Thông tư này); Hồ sơ thông báo phải có đủ các thông tin sau:
+ Văn bản pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thực hiện hoạt động dịch vụ hoặc công việc quản lý nhà nước có thu phí, lệ phí.
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của cơ quan thu phí, lệ phí.
+ Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) dùng để in Biên lai thu tiền phí, lệ phí.
+ Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung cấp phần mềm tự in Biên lai thu tiền phí, lệ phí.
+ Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan tới việc in, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu Biên lai thu tiền phí, lệ phí tự in trong nội bộ tổ chức.
3.3. Kể từ lần phát hành Biên lai thu phí, lệ phí lần thứ hai trở đi, nếu không thay đổi mẫu Biên lai thu phí, lệ phí đã thông báo với cơ quan Thuế thì Cơ quan thu phí, lệ phí chỉ phải gửi báo cáo phát hành tới cơ quan Thuế theo mẫu tham khảo tại Phụ lục số 05.
3.4. Sau khi nhận được Thông báo phát hành của Cơ quan thu phí, lệ phí, trong trường hợp Cơ quan Thuế không chấp nhận loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí của Cơ quan thu phí, lệ phí thì phải có ý kiến phản hồi bằng văn bản gửi tới Cơ quan thu phí, lệ phí trong thời gian chậm nhất là 7 ngày trước ngày bắt đầu sử dụng theo thông báo phát hành của Cơ quan thu phí, lệ phí.