Điều 12. Quy trình thực hiện hệ thống hóa văn bản
1. Tập hợp văn bản, kết quả rà soát, kiểm tra kết quả rà soát, rà soát bổ sung văn bản để hệ thống hóa
a) Trên cơ sở kết quả rà soát thường xuyên, các Vụ, đơn vị có trách nhiệm tập hợp văn bản và kết quả rà soát văn bản để làm cơ sở xác định văn bản thuộc đối tượng, phạm vi hệ thống hóa quy định tại khoản 1 Điều 25 Nghị định số 16/2013/NĐ-CP và các văn bản thuộc các danh mục văn bản quy định tại khoản 3 Điều 25 Nghị định số 16/2013/NĐ-CP;
Các văn bản thuộc đối tượng, phạm vi hệ thống hóa định kỳ bao gồm văn bản trong Tập hệ thống hóa của kỳ hệ thống hóa trước đã được rà soát xác định còn hiệu lực, văn bản được ban hành trong kỳ hệ thống hóa hiện tại đã được rà soát xác định còn hiệu lực, văn bản được ban hành trong kỳ hệ thống hóa nhưng chưa có hiệu lực tính đến thời điểm hệ thống hóa;
b) Kết quả rà soát văn bản thuộc đối tượng, phạm vi hệ thống hóa đã được tập hợp tại điểm a khoản này phải được kiểm tra lại. Trường hợp kết quả rà soát phản ánh không cập nhật tình trạng pháp lý của văn bản hoặc phát hiện văn bản chưa được rà soát theo quy định thì người thực hiện hệ thống hóa phải tiến hành rà soát bổ sung theo quy định của Nghị định số 16/2013/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này.
2. Lập các danh mục văn bản và sắp xếp các văn bản còn hiệu lực thành Tập hệ thống hóa
a) Sau khi kết quả rà soát văn bản thuộc đối tượng, phạm vi hệ thống hóa được kiểm tra lại, công chức tiến hành hệ thống hóa lập các danh mục văn bản quy định tại khoản 3 Điều 25 Nghị định số 16/2013/NĐ-CP như sau:
- Danh mục tổng hợp các văn bản thuộc đối tượng hệ thống hóa theo Phụ lục số 04 ban hành kèm theo Thông tư này (bao gồm các văn bản được xác định quy định tại khoản 1 Điều này);
- Danh mục văn bản hết hiệu lực toàn bộ hoặc một phần theo Phụ lục số 05 ban hành kèm theo Thông tư này;
- Danh mục văn bản còn hiệu lực theo Phụ lục số 06 ban hành kèm theo Thông tư này (bao gồm cả văn bản hết hiệu lực một phần, văn bản chưa có hiệu lực đã xác định tại khoản 1 Điều này);
- Danh mục văn bản cần sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ hoặc ban hành mới thay thế theo Phụ lục số 07 ban hành kèm theo Thông tư này;
b) Trường hợp sau khi tiến hành kiểm tra lại kết quả rà soát các văn bản thuộc đối tượng, phạm vi hệ thống hóa mà các kết quả rà soát đã bảo đảm tính chính xác về hiệu lực của văn bản tại thời điểm hệ thống hóa và các văn bản đã được rà soát đầy đủ theo quy định thì Danh mục tổng hợp các văn bản thuộc đối tượng hệ thống hóa đồng thời là Danh mục văn bản còn hiệu lực;
c) Các Vụ, đơn vị có trách nhiệm gửi các danh mục văn bản tại điểm a khoản này cho Vụ Pháp chế để sắp xếp các văn bản còn hiệu lực thành Tập hệ thống hóa theo các tiêu chí sau:
- Theo phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban Dân tộc;
- Theo thứ bậc hiệu lực của văn bản, thứ tự sắp xếp bắt đầu từ văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn đến văn bản có hiệu lực pháp lý thấp hơn;
- Theo trình tự thời gian ban hành văn bản, thứ tự sắp xếp bắt đầu từ văn bản được ban hành trước đến văn bản được ban hành sau;
- Các tiêu chí khác phù hợp với yêu cầu quản lý nhà nước.
3. Công bố kết quả hệ thống hóa văn bản
a) Sau khi nhận được kết quả hệ thống hóa văn bản của các Vụ, đơn vị, Vụ Pháp chế kiểm tra lại kết quả, tổng hợp, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, công bố. Bộ trưởng, Chủ nhiệm công bố kết quả hệ thống hóa văn bản chậm nhất là 30 (ba mươi) ngày kể từ thời điểm hệ thống hóa;
b) Hồ sơ hệ thống hóa văn bản trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm gồm: Báo cáo kết quả hệ thống hóa; Tập hệ thống hóa; các danh mục; Hồ sơ rà soát bổ sung (nếu có); các tài liệu khác có liên quan;
c) Hình thức văn bản công bố kết quả hệ thống hóa văn bản là Quyết định hành chính;
d) Trong thời gian chậm nhất 20 (hai mươi) ngày làm việc kể từ thời điểm công bố kết quả hệ thống hóa, Ủy ban Dân tộc gửi Báo cáo kết quả hệ thống hóa văn bản cho Bộ Tư pháp để theo dõi, tổng hợp chung báo cáo Chính phủ.
4. Đăng tải kết quả hệ thống hóa văn bản trên Cổng tin điện tử và phát hành tập hệ thống hóa văn bản bằng hình thức văn bản giấy.
Sau khi Bộ trưởng, Chủ nhiệm ban hành Quyết định công bố kết quả hệ thống hóa văn bản thì Văn phòng Ủy ban phải gửi 01 bản Quyết định công bố kết quả hệ thống hóa văn bản cho Trung tâm thông tin để đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban Dân tộc, chậm nhất là 03 ngày làm việc kể từ thời điểm công bố.
Việc phát hành tập hệ thống hóa văn bản bằng hình thức văn bản giấy do Bộ trưởng, Chủ nhiệm quyết định theo đề nghị của Vụ Pháp chế.