Điều 12. Quy định chung
1. Hồ sơ đề nghị khen thưởng đảm bảo đúng thời hạn, thành phần, nội dung theo quy định. Cá nhân, tập thể chịu trách nhiệm về tính chính xác trong việc báo cáo thành tích đề nghị khen thưởng. Thủ trưởng các đơn vị, Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ đề nghị khen thưởng đối với cá nhân, tập thể trước khi trình cấp có thẩm quyền khen thưởng.
2. Hồ sơ đề nghị khen thưởng của các đơn vị, Cơ quan đại diện phải có ý kiến của Lãnh đạo Bộ trước khi gửi về Văn phòng Bộ.
3. Đối với cá nhân đã nghỉ hưu (hoặc hy sinh, từ trần), cơ quan, đơn vị quản lý cán bộ trước khi nghỉ hưu (hoặc hy sinh, từ trần) có trách nhiệm xem xét, đề nghị khen thưởng và xác nhận hồ sơ khen thưởng. Đối với cơ quan, đơn vị đã giải thể hoặc sáp nhập, cơ quan, đơn vị tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ chính của đơn vị, cơ quan đó có trách nhiệm xem xét, đề nghị khen thưởng và xác nhận hồ sơ khen thưởng.
4. Việc lấy ý kiến trước khi trình Bộ trưởng xem xét, khen thưởng:
a) Các đơn vị trong lĩnh vực phụ trách hoặc khu vực phụ trách trước khi gửi hồ sơ về Văn phòng Bộ xin ý kiến bằng văn bản của Bộ Công an đối với đề nghị xét tặng các hình thức khen thưởng cho cá nhân, tập thể là người Việt Nam ở nước ngoài và cá nhân, tổ chức là người nước ngoài.
b) Văn phòng Bộ lấy ý kiến của các đơn vị sau: Vụ Tổ chức Cán bộ và Ủy ban kiểm tra Đảng ủy Bộ Ngoại giao về công tác cán bộ, bảo vệ chính trị nội bộ, phòng chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực (đối với cá nhân, tập thể thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao) hoặc các đơn vị liên quan (nếu cần).
5. Thời gian đề nghị khen thưởng lần tiếp theo được tính theo thời gian lập được thành tích ghi trong quyết định khen thưởng lần trước. Đối với quyết định khen thưởng không ghi thời gian thì việc đề nghị khen thưởng lần sau được tính từ thời điểm ban hành quyết định khen thưởng lần trước.
6. Thẩm quyền xác nhận thành tích:
a) Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý cá nhân, tập thể xác nhận về thành tích của cá nhân, tập thể thuộc thẩm quyền quản lý của mình.
b) Đơn vị, Cơ quan đại diện đề nghị khen thưởng xác nhận về thành tích của cá nhân, tập thể là người Việt Nam ở nước ngoài và cá nhân, tổ chức nước ngoài do đơn vị, Cơ quan đại diện đề nghị khen thưởng.
7. Đơn vị, Cơ quan đại diện hoặc Hội đồng Thi đua - Khen thưởng các cấp phải tiến hành bỏ phiếu khi họp xét danh hiệu “Chiến sĩ thi đua Bộ Ngoại giao”, “Chiến sĩ thi đua cơ sở”, “Cờ thi đua của Bộ Ngoại giao”.
a) Đối với danh hiệu “Cờ thi đua của Bộ Ngoại giao” phải có tỷ lệ phiếu đồng ý của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng các cấp từ 80% trở lên tính trên tổng số thành viên của Hội đồng.
b) Kết quả và tỷ lệ phiếu đồng ý của Hội đồng theo quy định phải được thể hiện trong Biên bản bình xét thi đua.
8. Hồ sơ đề nghị xét tặng các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng thuộc thẩm quyền của Bộ Ngoại giao gồm 01 bộ (bản chính) và các văn bản điện tử của hồ sơ khen thưởng, trừ văn bản có nội dung chứa bí mật nhà nước.