Điều 12. Quản lý, sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ:
a) Giao cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (Phòng Ngoại vụ) quản lý toàn bộ hộ chiếu Ngoại giao, hộ chiếu Công vụ của cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh Bắc Kạn.
b)Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (Phòng Ngoại vụ) lập sổ theo dõi hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và có trách nhiệm thông báo cho người sử dụng hộ chiếu 6 tháng trước khi hộ chiếu hết hạn sử dụng để người sử dụng hộ chiếu biết, nếu có nhu cầu sử dụng tiếp thì người có hộ chiếu làm thủ tục xin gia hạn hoặc cấp mới theo quy định.
c) Không sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ vào mục đích kinh doanh, du lịch và các mục đích khác không mang tính chất công vụ. Khi phát hiện hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ bị mất vì bất cứ lý do gì, cơ quan quản lý cán bộ và cá nhân được cấp hộ chiếu cần thông báo ngay bằng văn bản cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (Phòng Ngoại vụ) để báo cáo Bộ Ngoại giao và các cơ quan liên quan.
d) Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (nghỉ hưu, ra khỏi diện biên chế, chấm dứt hợp đồng lao động, bị chết, bị mất tích...) mà hộ chiếu được cấp vẫn còn giá trị, thì Thủ trưởng cơ quan trực tiếp quản lý cán bộ, công chức, viên chức phải làm thủ tục thông báo cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (Phòng Ngoại vụ) để nộp lại cho cơ quan cấp hộ chiếu theo quy định.
e) Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức đã được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đang trong thời hạn sử dụng, khi chuyển công tác từ cơ quan cũ sang cơ quan mới thì Thủ trưởng cơ quan cũ có trách nhiệm thông báo cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (Phòng Ngoại vụ) biết, ghi sổ theo dõi.
g) Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhập cảnh Việt Nam sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài, cán bộ, công chức, viên chức phải nộp hộ chiếu cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (Phòng Ngoại vụ).