Điều 32. Các Sở, Ban, ngành, Đoàn thể, UBND các huyện, thị xã căn cứ vào bản quy định này xây dựng quy định chi tiết về công tác quản lý hồ sơ tài liệu cho phù hợp với phạm vi đơn vị, ngành mình quản lý.
T/M ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ GIANG
CHỦ TỊCH
Triệu Đức Thanh
Phụ lục 1
MẪU BIÊN BẢN GIAO NỘT TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ TÀI LIỆU
- Căn cứ Điều 13 Quyết định số : .../2003/QĐ - UB ngày / /2003
của UBND tỉnh Hà Giang quy định về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
- Căn cứ ...
Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ...
Tại ...
Chúng tôi gồm có :
Người giao : ...
- Bộ phận công tác : ...
Người nhận : ...
- Bộ phận công tác : ...
Cùng nhau thống nhất giao nhận hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan như sau :
1. Tổng số hồ sơ giao : ... (có danh mục kèm theo)
2. Thời gian của tài liệu : ...
3. Các văn bản khác : ...
4. Tình trạng tài liệu : ...
Biên bản này lập thành 2 bản như nhau, bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản.
NGƯỜI GIAO
(Họ tên, chữ ký)
CHỨNG THỰC CỦA CƠ QUAN
NGƯỜI NHẬN
(Họ tên, chữ ký)
Phụ lục 2
MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
Số : ...
-Can cu Dieu 14 quy dinh ban hanh kem theo Quyut dinh so /2003/QD - UB ngay /2003 cua UBND sinh Ha Giang.
-Can cu
Hôm nay, ngày.../.../200..., chúng tôi gồm :
Đại diện Lưu trữ tỉnh (hoặc Lưu trữ huyện, thị)
1.
2.
3.
Đại diện ...(tên cơ quan)
1.
2.
3.
Cùng thống nhất giao nhận hồ sơ tài liệu vào bảo quản tại kho lưu trữ nhà nước như sau :
1. Tén khói tai lieuu
2. Thi gian tai lieuu
3. So luong ho so tai lieuu
4. So ban muc luc ho so nop luu
5.Cac van ban khac
6 Tinh trang tai lieu
Biên bản này lập thành 3 bản; bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản và 1 bản gửi cơ quan quản lý lưu trữ tương ứng.
NGƯỜI NHẬN
(Họ tên, chữ ký)
NGƯỜI GIAO
(Họ tên, chữ ký)
CHỨNG THỰC CỦA CƠ QUAN
ĐẠI DIỆN LƯU TRỮ UBND
(Chức vụ, họ tên, chữ ký, đóng dấu)
ĐẠI DIỆN CƠ QUAN NỘP LƯU
(Chức vụ, họ tên, chữ ký, đóng dấu)
Phụ lục 3
MẪU BIÊN BẢN KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ (HOẶC ĐỘT XUẤT) TỈNH TRẠNG TÀI LIỆU
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Ngày tháng năm 200...
BIÊN BẢN KIỂM KÊ TỈNH TRẠNG TÀI LIỆU
Số : ...
Khối tài liệu được kiểm kê : ... (tên phông)
Thời gian kiểm kê từ ngày ... đến ngày ...
Kết quả kiểm kê :
1. Tổng số đơn vị bảo quản có trong thống kê : ...
Trong đó : a) Đủ ... đơn vị bảo quản
b) Không thấy ... đơn vị bảo quản
c) Xuất đi sử dụng ... đơn vị bảo quản
2. Tổng số đơn vị bảo quản không có trong thống kê : ...
3. Trong số tài liệu hiện có :
a) Biên mục không đúng ... đơn vị bảo quản
b) Yêu cầu cần phục chế ... đơn vị bảo quản
c) Không thể phục chế ... đơn vị bảo quản
d) Đã quá thời hạn bảo quản ... đơn vị bảo quản
(Đối với lưu trữ hiện hành)
4. Những đề xuất về điều kiện bảo quản :
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN XÁC NHẬN
(Ký tên, đóng dấu)
NHỮNG NGƯỜI THAM GIA KIỂM KÊ
(Chức danh, ký tên)
Phụ lục 4
MẪU SỐ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ
SỐ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ
| STT | Ngày nhập | Người nhập | Cơ quan nhập | Tên phòng | Số phòng | Năm của tài liệu | Căn cứ nhập | Tình trạng tài liệu | Số lượng | Ghi chú |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
Ghi chú : Số này dùng để thống kê toàn bộ các lần nhập tài liệu vào lưu trữ, không kể số lượng nhiều hay ít. Ghi ngay khi nhập.
- Cột 5 và 6 nếu có tên và số phòng (hoặc sưu tập) thì ghi, nếu là tài liệu hỗn tạp thì để trống.
- Cột 8 ghi số của biên bản giao nhận tài liệu
Phụ lục 5
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ CÁC PHÔNG LƯU TRỮ
SỔ ĐĂNG KÝ CÁC PHÔNG LƯU TRỮ
| Số phòng | Ngày tháng nhập lần đầu | Tên phòng | Thời gian đơn vị hình thành phòng | Chỉ chú |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Ghi chú :
- Cột 1 dùng để thống kê toàn bộ các phòng có trong lưu trữ. Mỗi phòng chỉ được ghi 1 lần theo lần nhập đầu tiên của phòng đó vào Lưu trữ tỉnh, huyện.
- Cột 2 ghi ngày tháng của lần nhập đầu tiên của phòng vào kho Lưu trữ tỉnh, huyện.
- Cột 3 ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phòng. Nếu tên thay đổi nhiều lần thì ghi tên cuối cùng.
- Cột 4 nếu là phòng đóng thì ghi thời gian bắt đầu và kết thúc. Nếu là phòng mở thì ghi thời gian bắt đầu hoạt động
- Cột 5 dùng để ghi sự thay đổi địa điểm bảo quản của phòng nếu phòng được chuyển hẳn sang Lưu trữ khác. Ghi căn cứ thay đổi và số lượng tài liệu chuyển đi.
Phụ lục 6
MẪU SỐ XUẤT TÀI LIỆU
SỐ XUẤT TÀI LIỆU
| STT | Ngày xuất | Số phiếu yêu cầu | Xuất đi đâu, mục đích, căn cứ xuất | Tên và số phòng | Số mục học | Số hồ sơ | Số lượng | Người nhận | Ngày trả, ký nhận trả | Ghi chú |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
Ghi chú : Khi xuất hẳn tài liệu ra khỏi Lưu trữ cơ quan thì ghi vào cột ghi chú
Phụ lục 7
MẪU VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ TIÊU HUỶ TÀI LIỆU
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐỀ NGHỊ TIÊU HUỶ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Số : ...
Căn cứ Quyết định số : ..., ngày... tháng...năm ... của ...
về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến các thành viên Hội
đồng ghi trong Biên bản xác định giá trị tài liệu, ngày... tháng... năm ...
Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm có :
Chủ tịch Hội đồng : ...
Các uỷ viên : ...
: ...
Sau khi xác định giá trị tài liệu để bổ sung vào Lưu trữ đã loại ra các tài liệu
đề nghị tiêu huỷ sau đây :
| STT | Số, ký hiệu văn bản | Ngày tháng văn bản | Tác giả văn bản | Trích dẫn nội dung văn bản | Số lượng văn bản | Lý do tiêu huỷ | Ghi chú |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Tổng số tài liệu đề nghị tiêu huỷ là : ...mét giá (bằng chữ ...)
Vậy Hội đồng xác định giá trị tài liệu đề nghị : ... xem xét và
quyết định cho tiêu huỷ số tài liệu trên
CÁC UỶ VIÊN
(Họ tên, chữ ký)
TÌM HỎI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
CHỦ TỊCH
(Họ tên, chữ ký, dấu xác nhận của cơ quan có Hội
đồng XĐGTTL)
Phụ lục 8
MẪU BIÊN BẢN TIÊU HỦY HỒ SƠ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN
Tiêu huỷ hồ sơ tài liệu hết giá trị
Căn cứ Điều 6 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/00/PL - UBTVQH 0 ngày 04/4/00 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội.
Căn cứ Điều , 3 Bản quy định của UBND tỉnh Hà Giang về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
Căn cứ : ...
Hôm nay, ngày ... tháng... năm 00
Tại : ...
Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm :
...
...
3...
4... lưu trữ cấp trên chứng kiến (nếu có)
Chúng tôi đã cùng nhau xem xét và xác định giá trị tài liệu lần cuối toàn bộ ... (cặp, bó) hồ sơ tài liệu hết giá trị theo quy định và cùng thống nhất đưa số tài liệu trên đề nghị tiêu huỷ (có phụ lục kèm theo)
Địa điểm tiêu huỷ tại : ...
Hình thức tiêu huỷ : ...
Thời gian tiêu huỷ : Từ ... giờ ... ngày .../.../00
Đến ... giờ ... ngày.../.../00
Các thành viên Hội đồng cùng chứng kiến việc tiêu huỷ tài liệu này từ đầu đến cuối một cách trọn vẹn và thống nhất lập biên bản này thành 3 bản như sau :
- bản gửi Lưu trữ cấp trên
- bản gửi Lưu trữ tại nơi có tài liệu
- bản Lưu trữ cơ quan
XÁC NHẬN
NƠI TIÊU HUỶ
(Ký, họ tên)
XÁC NHẬN LƯU
TRỮ CẤP TRÊN
(Ký, họ tên)
LƯU TRỮ
CƠ QUAN
(Ký, họ tên)
BỘ PHẬN CÓ
TÀI LIỆU
(Ký, họ tên)