Điều 4. Quy trình cấp mới, thu hồi, hủy bỏ hộp thư điện tử
1. Việc cấp mới hộp thư điện tử trên Hệ thống Thư điện tử thành phố Đà Nẵng được áp dụng cho đối tượng là cơ quan, đơn vị thành lập mới; cá nhân là cán bộ được điều động, luân chuyển đến làm việc tại thành phố Đà Nẵng và cá nhân là công chức, viên chức được điều động, bổ nhiệm, luân chuyển, biệt phái đến làm việc tại thành phố Đà Nẵng hoặc mới được tuyển dụng vào làm việc tại thành phố Đà Nẵng.
2. Việc thu hồi và huỷ bỏ hộp thư điện tử trên Hệ thống Thư điện tử thành phố Đà Nẵng được áp dụng cho đối tượng là cơ quan, đơn vị giải thể; cá nhân là cán bộ, công chức, viên chức thôi việc, nghỉ hưu; cá nhân là cán bộ được điều động, luân chuyển không còn làm việc tại thành phố Đà Nẵng và cá nhân là công chức, viên chức được điều động, bổ nhiệm, luân chuyển, biệt phái không còn làm việc tại thành phố Đà Nẵng.
3. Lập và gửi yêu cầu cấp mới, thu hồi, hủy bỏ hộp thư
Cơ quan lập và gửi phiếu yêu cầu theo Phụ lục kèm theo Quy chế này: Mẫu Phiếu yêu cầu 01 đối với hộp thư cơ quan và Mẫu Phiếu yêu cầu 02 đối với hộp thư cá nhân, gửi về Trung tâm Chuyển đổi số và Công nghệ chiến lược Đà Nẵng qua hệ thống Chính quyền điện tử Đà Nẵng hoặc qua địa chỉ email: [email protected].
4. Thực hiện cấp mới, thu hồi, hủy bỏ hộp thư
Trung tâm Chuyển đổi số và Công nghệ chiến lược Đà Nẵng thực hiện cấp mới, thu hồi, hủy bỏ địa chỉ hộp thư và gửi thông báo kết quả thực hiện theo thông tin liên lạc trong Phiếu yêu cầu. Thời gian tiếp nhận, xử lý, phúc đáp tối đa không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận yêu cầu hợp lệ.
5. Các hộp thư điện tử không được truy xuất trong thời gian ba (03) tháng kể từ lúc cấp mới hoặc từ lần truy xuất sau cùng, Trung tâm Chuyển đổi số và Công nghệ chiến lược Đà Nẵng sẽ thu hồi để tiết kiệm tài nguyên lưu trữ và tính toán của hệ thống. Nếu có nhu cầu sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ, các cơ quan gửi yêu cầu cấp lại hộp thư điện tử theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều này. Đối với các trường hợp CBCCVC nghỉ không hưởng lương theo quy định của pháp luật về lao động dài hạn trên 03 tháng, đề nghị cơ quan chủ quản có thông báo bằng văn bản đề nghị Trung tâm Chuyển đổi số và Công nghệ chiến lược Đà Nẵng duy trì hộp thư điện tử của cá nhân đó.